7 Nguyên tắc quản lý chất lượng của ISO 9001

Được ra đời từ lâu và hiện được áp dụng trên khắp thế giới. Bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015 được tổ chức Tiêu chuẩn Quốc tế ISO ban hành với nhiều thay đổi cập nhật qua từng phiên bản. Tuy nhiên, sau mỗi lần cập nhật thì đều vẫn giữ được các nguyên tắc quản lý chất lượng theo ISO 9001. Bài viết này, SQC CERTIFICATION xin chia sẻ cho bạn về 7 Nguyên tắc quản lý chất lượng của ISO 9001

---

Hệ thống Quản lý chất lượng theo ISO 9001

ISO 9001 là tiêu chuẩn quốc tế do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) ban hành, quy định các yêu cầu để xây dựng hệ thống quản lý chất lượng (Quality Management System – QMS). Phiên bản mới nhất hiện nay là ISO 9001:2015.

• Tiêu chuẩn này giúp doanh nghiệp:
• Đảm bảo chất lượng sản phẩm/dịch vụ ổn định.
• Nâng cao sự hài lòng của khách hàng
• Tăng hiệu quả và khả năng cạnh tranh.

Điểm cốt lõi làm nên thành công của bộ tiêu chuẩn ISO 9001 này chính là được dựa trên 7 nguyên tắc quản lý chất lượng (Quality Management Principles) trong tiêu chuẩn ISO 9001:2015, nền tảng để xây dựng và vận hành hệ thống quản lý chất lượng (QMS) hiệu quả:

Nguyên tắc 1: Hướng vào khách hàng

Nguyên tắc 1 chính là nguyên tắc cốt lõi và quan trọng nhất trong hệ thống Quản lý chất lượng ISO 9001. Nguyên tắc này được xem như là nguyên tắc cốt lõi và quan trọng nhất trong hệ thống quản lý chất lượng, tuy nhiên lại thường xuyên bị xem nhẹ hoặc thực hiện chưa đầy đủ. Hiện nay có nhiều doanh nghiệp vẫn chưa chú trọng một cách đúng mức vào công tác chăm sóc khách hàng do vậy đây chính là một trong những kỳ vọng và định hướng chiến lược giúp cho doanh nghiệp của bạn có thể tồn tại và cạnh tranh một cách hiệu quả trong môi trường ngày càng cạnh tranh.

Để thực hiện tốt nguyên tắc này, doanh nghiệp cần:

• Bạn cần phải nắm bắt nhu cầu hiện tại và dự đoán xu hướng tương lai của khách hàng;
• Doanh nghiệp của bạn nên đồng bộ hóa các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp với mong đợi của khách hàng;
• Doanh nghiệp của bạn nên thực hiện khảo sát định kỳ về mức độ hài lòng của khách hàng;
• Duy trì và phát triển các mối quan hệ khách hàng bền vững.

Nguyên tắc 2: Vai trò của lãnh đạo

Để xây dựng được thành công của bộ tiêu chuẩn ISO 9001 này thì ban lãnh đạo cần phải nắm được chiến lược từ đó có những định hướng quyết định thành công trong hệ thống Quản lý chất lượng hiệu quả. Một nhà lãnh đạo hiệu quả cần xây dựng tầm nhìn rõ ràng, truyền đạt định hướng phát triển một cách nhất quán, và đảm bảo sự liên kết giữa các mục tiêu và hoạt động trong tổ chức.

Lời khuyên:

• Tổ chức của bạn cần truyền đạt tầm nhìn, sứ mệnh và các mục tiêu tới toàn bộ tổ chức;
• Đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật, đạo đức nghề nghiệp và các nguyên tắc trong sản xuất kinh doanh;
• Xây dựng môi trường văn hóa doanh nghiệp công bằng, minh bạch, khuyến khích nhân viên phát triển;
• Doanh nghiệp cần ghi nhận và khen thưởng kịp thời các đóng góp nổi bật;
• Bổ nhiệm các cấp quản lý dựa trên năng lực, đạo đức và trách nhiệm.

Kết nối với chuyên gia

Nguyên tắc 3: Sự tham gia của mọi người

Để thực hiện được thì yếu tố con người chính là yếu tố trung tâm trong mọi tổ chức. Mỗi thành viên trong doanh nghiệp đều có đóng góp như một vai trò cá nhân trong mắt xích chung của hệ thống. Nếu thiếu đi sự đóng góp của họ thì hệ thống sẽ không thể hoạt động một cách hiệu quả được. Do đó, cần đảm bảo sự tham gia tích cực của toàn thể nhân viên trong mọi cấp bậc.

Lời khuyên:

• Làm rõ vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân;
• Tạo điều kiện để nhân viên phát huy tối đa năng lực;
• Thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm và đoàn kết nội bộ;
• Ghi nhận, động viên và khen thưởng những thành tích đóng góp;
• Thiết lập chính sách phù hợp với nguyện vọng và nhu cầu của nhân viên.

Nguyên tắc 4: Tiếp cận theo quá trình

Mọi hoạt động trong tổ chức đều cần được cấu trúc thành các quá trình cụ thể để kiểm soát và cải tiến liên tục. Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực, giảm thiểu sai sót và đảm bảo kết quả phù hợp với kế hoạch đề ra.

Lời khuyên:

• Tổ chức cần tiến hành lập kế hoạch rõ ràng cho từng quy trình trong hệ thống quản lý chất lượng;
• Đánh giá định kỳ hiệu quả của các quá trình và kiểm soát rủi ro tiềm ẩn;
• Tổ chức của bạn cần xác định các biện pháp phòng ngừa và khắc phục;
• Duy trì luồng thông tin minh bạch, hỗ trợ giám sát và cải tiến.

Nguyên tắc 5: Cải tiến liên tục

Một hệ thống ISO 9001 vận hành trơn chu chính là việc các tổ chức đó cải tiến một cách liên tục và đổi mới. Đây cũng là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp phát triển bền vững. Việc cải tiến có thể áp dụng cho mọi khía cạnh như phương pháp quản lý, quy trình vận hành, công nghệ, nhân lực…

Lời khuyên:

• Lập kế hoạch cải tiến cụ thể theo từng bộ phận, từng giai đoạn;
• Căn cứ vào nhu cầu khách hàng và đối tác để định hướng cải tiến;
• Tổ chức đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên;
• Lưu trữ và phân tích dữ liệu cải tiến phục vụ cho các lần triển khai tiếp theo;
• Ghi nhận, đánh giá hiệu quả và điều chỉnh các cải tiến chưa đạt yêu cầu.

Nguyên tắc 6: Quyết định dựa trên bằng chứng

Các quyết định quản lý chỉ nên được đưa ra dựa trên cơ sở dữ liệu, phân tích và bằng chứng xác thực, thay vì cảm tính cá nhân. Điều này giúp tổ chức giảm thiểu rủi ro, tăng tính minh bạch và nâng cao độ tin cậy trong điều hành.

Lời khuyên:

• Thường xuyên thu thập, lưu trữ và phân tích dữ liệu hoạt động;
• Xây dựng hệ thống quản lý thông tin đầy đủ, rõ ràng và truy xuất được;
• Khuyến khích văn hóa ra quyết định dựa trên số liệu và bằng chứng trong toàn tổ chức.

Nguyên tắc 7: Quản lý các mối quan hệ

Thành công bền vững không chỉ đến từ hoạt động nội bộ hiệu quả, mà còn từ khả năng xây dựng và duy trì các mối quan hệ hài hòa với các bên liên quan. Từ khách hàng, đối tác, đến các cơ quan chức năng – tất cả đều đóng vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp.

Lời khuyên:

• Doanh nghiệp cần hiểu rõ và đáp ứng đúng kỳ vọng của khách hàng;
• Duy trì mối quan hệ hợp tác với các đối tác dựa trên sự tin cậy và lợi ích đôi bên;
• Ứng xử đúng mực, tuân thủ quy định pháp luật khi làm việc với các cơ quan quản lý và truyền thông;
• Có kế hoạch cạnh tranh lành mạnh, tôn trọng đạo đức kinh doanh với các đối thủ trong ngành.

Kết nối với chuyên gia

---

Kết luận

Trên đây chính là 7 nguyên tắc quản lý chất lượng trong bộ tiêu chuẩn ISOS 9001. Đây không chỉ là một nền tảng cốt lõi cho việc xây dựng thực hiện hệ thống quản lý chất lượng một cách hiệu quả mà còn chính là kim chỉ nam giúp cho tổ chức của bạn nâng cao năng lực cạnh tranh và tối ưu hóa quy trình gia tăng sự hài lòng của phía khách hàng. Trong môi trường kinh doanh ngày càng khắt khe, việc tuân thủ các nguyên tắc của ISO 9001 là một lựa chọn chiến lược để doanh nghiệp đạt được chứng nhận ISO 9001:2015 và phát triển ổn định, minh bạch và bền vững trong dài hạn.