Tin Tổng Hợp, Tin Tức

Sổ tay chất lượng ISO 9001:2015 là gì? Nội dung Sổ tay ISO 9001

Sổ tay chất lượng ISO 9001 là một tài liệu quan trọng phản ánh toàn bộ cách thức vận hành Hệ thống Quản lý Chất lượng (QMS) trong tổ chức. Cuốn sổ tay này có mô tả các quy trình nội bộ chi tiết và là minh chứng cho cam kết của doanh nghiệp có đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Bài viết này, SQC Certification xin chia sẻ cho bạn về cuốn sổ tay chất lượng ISO 9001;2015 và nội dung chi tiết.

Sổ tay chất lượng là gì và vì sao nó quan trọng?

Nếu như bạn làm trong lĩnh vực QA QC thì thuật ngữ sổ tay chất lượng không còn xa lạ gì. Đây chính là một tài liệu hướng dẫn hệ thống giúp tổ chức duy trì và kiểm soát các hoạt động có liên quan đến chất lượng. Chúng bao quát mọi yếu tố có ảnh hưởng đến khả năng cung cấp các sản phẩm, dịch vụ

sổ tay chất lượng iso 9001:2015
sổ tay chất lượng iso 9001:2015

Với cuố sổ tay chất lượng này chính là một trong số những hướng dẫn hệ thống giúp cho tổ chức của bạn duy trì và kiểm soát các hoạt động có liên quan đến chất sổ tay chất lượng là một hướng dẫn hệ thống giúp tổ chức duy trì và kiểm soát các hoạt động liên quan đến chất lượng. Nó bao quát mọi yếu tố có ảnh hưởng đến khả năng cung cấp sản phẩm/dịch vụ phù hợp – từ khía cạnh vận hành, kiểm soát quy trình đến việc thỏa mãn yêu cầu khách hàng và tuân thủ tiêu chuẩn.

Mặc dù phiên bản tiêu chuẩn ISO 9001:2015 không còn quy định sổ tay chất lượng là tài liệu bắt buộc, nhưng trên thực tế, phần lớn các tổ chức được chứng nhận hoặc đang xây dựng QMS đều lựa chọn triển khai sổ tay này như một phần không thể thiếu.

Doanh nghiệp có nên xây dựng sổ tay chất lượng?

Hiện nay có không ít các tổ chức thường băn khoăn: “Sổ tay chất lượng không bắt buộc, vậy có nên đầu tư thời gian và công sức để xây dựng?” Câu trả lời chính là nên áp dụng vì đây là một công cụ khá hiệu quả nhằm giúp truyền đạt cấu trúc cũng như phạm vi của QMS tới toàn bộ nhân sự và đối tác. Việc này còn thể hiện vai trò, trách nhiệm của ban lãnh đạo trong quản lý chất lượng.

Việc xây dựng sổ tay chất lượng theo ISO 9001 có thể giúp công ty duy trì được tốt sự phù hợp của hệ thống với các yêu cầu của bộ tiêu chuẩn ISO 9001. Đây còn là bộ tài liệu tham chiếu hữu ích trong đánh giá nội bộ, đánh giá bên ngoài và đào tạo nhân sự

Kết nối với chuyên gia

Mục đích của Sổ tay Chất lượng ISO 9001:2015

Sổ tay chất lượng ISO 9001:2015 có đóng vai trò như một bộ tài liệu cụ thể chi tiết có đưa ra những hướng dẫn cho các hoạt động và quy trình trong tổ chức. Nó giúp xác định rõ những yếu tố có thể cản trở doanh nghiệp trong việc đáp ứng yêu cầu khách hàng, tuân thủ các tiêu chuẩn ISO, và duy trì chất lượng sản phẩm dịch vụ ở mức cao nhất.

Cuốn sổ tay này không chỉ dành cho cấp quản lý mà còn giúp hỗ trợ đắc lực cho ban lãnh đạo cấp cao định hướng và triển khai hệ thống một cách hiệu quả bằng cách xác lập những giới hạn, trách nhiệm cũng như thông số kỹ thuật cần tuân theo trong các quy trình.

sổ tay chất lượng theo iso 9001:2015
sổ tay chất lượng theo iso 9001:2015

Phạm vi áp dụng của Sổ tay Chất lượng

Cuốn sổ tay chất lượng này mang đến một cái nhìn tổng quan về hệ thống Quản lý chất lượng (QMS) của tổ chức, đồng thời có mô tả cách thức vận hành của các quy trình trong phạm vi áp dụng. Với mỗi một cuốn sổ tay chất lượng được thiết kế tốt không chỉ giúp người quản lý hiểu rõ vai trò của họ trong hệ thống, mà còn truyền đạt thông tin rõ ràng đến toàn thể nhân viên – những người trực tiếp tham gia vào quá trình tạo ra giá trị.

Thay vì viết ra chỉ để “làm hài lòng đánh giá viên”, hãy xây dựng sổ tay hướng đến người sử dụng thực tế trong nội bộ – vì chính họ là những người áp dụng và duy trì hệ thống hàng ngày.

Phạm vi của sổ tay cần thể hiện:

  • Cấu trúc tổ chức và sự tương tác giữa các bộ phận
  • Cách hệ thống QMS được tích hợp vào vận hành doanh nghiệp
  • Ranh giới, vai trò, trách nhiệm và quyền hạn của nhân viên
  • Các tài liệu liên quan như quy trình, biểu mẫu, báo cáo, quy định vận hành…

Gắn kết với các nguyên tắc quản lý ISO 9000

Sổ tay chất lượng cũng là nơi thể hiện cách doanh nghiệp áp dụng các nguyên tắc quản lý chất lượng ISO 9000:2015 trong thực tiễn – bao gồm định hướng khách hàng, sự lãnh đạo, cải tiến liên tục và quản lý theo quá trình. Đây chính là công cụ giúp doanh nghiệp phát hiện – phòng ngừa sự không phù hợp, và liên tục nâng cao hiệu quả hoạt động.

Kết nối với chuyên gia

Nội dung của Sổ tay Chất lượng ISO 9001:2015 trong Doanh nghiệp

Hệ thống sổ tay chất lượng theo bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015 chính là một bộ tài liệu được tùy chỉnh để phù hợp với mỗi một doanh nghiệp khác nhau. Thông thường những nội dung chủ yếu cần được ghi nhận rõ ràng, nhằm cung cấp bằng chứng cho việc tuân thủ và thực thi các quy trình theo bộ tiêu chuẩn ISO 9001;2015.

Dưới đây là những nội dung cốt lõi thường được đưa vào sổ tay chất lượng:

1. Phần mở đầu – Giới thiệu chung

  • Thông tin cơ bản về doanh nghiệp: tên tổ chức, địa chỉ, logo, lĩnh vực hoạt động…
  • Mục đích, phạm vi và lợi ích của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng (QMS).
  • Vai trò, cấu trúc và cách sử dụng của sổ tay chất lượng trong nội bộ tổ chức.

2. Chính sách chất lượng

  • Cam kết của lãnh đạo đối với việc duy trì và cải tiến chất lượng.
  • Các nguyên tắc nền tảng định hướng hoạt động chất lượng của doanh nghiệp.

sổ tay chất lượng theo iso 9001:2015

3. Phạm vi áp dụng hệ thống QMS

  • Xác định rõ những phòng ban, bộ phận, quy trình và khu vực thuộc phạm vi kiểm soát của QMS.
  • Làm rõ những nội dung không thuộc phạm vi áp dụng (nếu có).

4. Cơ cấu tổ chức

  • Sơ đồ tổ chức và các chức năng liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng.
  • Quy định rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn của từng bộ phận, từng vị trí trong việc thực hiện QMS.

5. Hệ thống tài liệu QMS

  • Danh mục tài liệu vận hành hệ thống: quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu, hồ sơ…
  • Cách thức phân loại, kiểm soát, lưu trữ và cập nhật tài liệu theo tiêu chuẩn.

6. Trách nhiệm và quyền hạn

  • Quy định cụ thể về trách nhiệm và quyền hạn của từng cá nhân, phòng ban trong QMS.
  • Nguyên tắc phân công nhiệm vụ, ủy quyền và báo cáo trong hệ thống.

7. Các quy trình hoạt động

  • Diễn giải chi tiết các quy trình chính trong hệ thống quản lý chất lượng, bao gồm:  Quản lý tài liệu, Kiểm soát sản phẩm/dịch vụ không phù hợp, Đánh giá nội bộ, Quản lý hồ sơ, Mua sắm, Quản lý thiết bị, Vận hành sản phẩm/dịch vụ
  • Mỗi quy trình cần thể hiện rõ các bước thực hiện, vai trò liên quan, biểu mẫu và tài liệu cần thiết.

8. Hoạt động cải tiến chất lượng

  • Mô tả cách tổ chức thực hiện cải tiến liên tục trong hệ thống QMS.
  • Các công cụ cải tiến được sử dụng (như PDCA, 5 Whys, biểu đồ Pareto…).
  • Quy trình phát hiện, phân tích và xử lý vấn đề để nâng cao hiệu quả hệ thống.

9. Phụ lục

  • Tài liệu bổ trợ như biểu mẫu, quy trình chi tiết, hướng dẫn thực hiện, sơ đồ…
  • Tùy theo đặc thù từng doanh nghiệp, phụ lục có thể mở rộng để đáp ứng nhu cầu quản lý.

Lưu ý: Các doanh nghiệp hoàn toàn có thể điều chỉnh bố cục và nội dung của sổ tay để phù hợp với quy mô và ngành nghề. Tuy nhiên, sổ tay cần đảm bảo truyền tải đầy đủ thông tin cần thiết để toàn bộ nhân sự hiểu và thực hiện QMS một cách nhất quán, hiệu quả.

Lợi ích khi thiết lập Sổ tay chất lượng mới theo ISO 9001:2015

Dù hiện nay phiên bản ISO 9001:2015 không còn bắt buộc doanh nghiệp phải có Sổ tay chất lượng như một tài liệu riêng biệt, nhưng việc xây dựng sổ tay chất lượng mới, cập nhật và bài bản vẫn mang lại nhiều giá trị thiết thực:

  1. Thống nhất cách hiểu và vận hành hệ thống quản lý chất lượng

Sổ tay chất lượng được coi như là một trong những công cụ giúp truyền tải rõ ràng cách thức mà tổ chức đang xây dựng, áp dụng hệ thống QMS một cách bài bản. Nó giúp tất cả các phòng ban hiểu đúng vai trò của mình trong hệ thống, tránh chồng chéo, sai lệch khi thực hiện quy trình.

  1. Tăng cường sự tham gia và trách nhiệm của nhân sự

Một sổ tay chất lượng được tổ chức, doanh nghiệp của bạn thiết kế một cách khoa học cũng sẽ giúp cho nhân viên của mọi cấp độ có thể hiểu được nhiệm vụ, trách nhiệm cũng như quyền hạn của mình. Từ đó nâng cao nhận thức và sự chủ động trong việc tuân thủ các yêu cầu chất lượng.

sổ tay chất lượng theo iso 9001:2015

  1. Tạo cơ sở để tích hợp, cải tiến và chuẩn hóa quy trình

Sổ tay chất lượng là nơi tập hợp và chuẩn hóa các quy trình chính, từ kiểm soát tài liệu đến kiểm tra sản phẩm, đánh giá nội bộ… Giúp doanh nghiệp dễ dàng rà soát, loại bỏ lãng phí và cải tiến hệ thống liên tục theo chu kỳ PDCA (Plan – Do – Check – Act).

  1. Làm rõ phạm vi, mục tiêu và định hướng của QMS

Việc xây dựng lại sổ tay là dịp để doanh nghiệp xác định lại phạm vi áp dụng, định hướng chất lượng, và chính sách phù hợp với chiến lược hiện tại – đặc biệt trong bối cảnh thay đổi quy mô, sản phẩm hoặc thị trường.

  1. Cung cấp tài liệu tham chiếu rõ ràng khi đánh giá

Khi tổ chức của bạn có các cuộc đánh giá nội bộ hoặc của bên thú 3 thì sổ tay chất lượng này chính là một loại tài liệu tổng hợp khá tốt có hướng dẫn tốt với các quy trình, biểu mẫu và hồ sơ có liên quan. Việc có một sổ tay rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp tự tin hơn khi chứng minh sự phù hợp với ISO 9001:2015.

  1. Thể hiện tính chuyên nghiệp và minh bạch với đối tác, khách hàng

Một sổ tay chất lượng theo ISO 9001 được trình bày rõ ràng, chuyên nghiệp không chỉ phục vụ nội bộ, mà còn có thể truyền thông tới khách hàng, đối tác, nhà đầu tư về hệ thống quản lý chất lượng mà doanh nghiệp đang áp dụng – tăng cường độ tin cậy và uy tín trên thị trường.

Đăng kí chứng nhận

Sổ tay chất lượng của ISO 9001:2015 được sử dụng để làm gì?

Cuốn sổ tay chất lượng ISO 9001 được coi như là một tài liệu quan trọng đóng vai trò thực hiện duy trì các tiêu chuẩn chất lượng trong tổ chức của bạn. Tổ chức có thể sử dụng sổ tay chất lượng ISO 9001 theo các cách như sau:

  • Truyền đạt mong đợi từ quản lý cấp cao đến người lao động: Sổ tay chất lượng cung cấp hướng dẫn rõ ràng về những yêu cầu, tiêu chuẩn và mục tiêu chất lượng được đặt ra bởi quản lý cấp cao, giúp người lao động hiểu và thực hiện công việc của họ theo các chuẩn mực đã đề ra.
  • Đo lường sự phù hợp với mong đợi của ban quản lý: Sổ tay chất lượng ISO 9001 là công cụ để đánh giá mức độ tuân thủ các yêu cầu, mục tiêu và tiêu chuẩn mà ban quản lý đã thiết lập. Nó cũng giúp đo lường và đánh giá sự phù hợp với mong đợi của khách hàng.
  • Sổ tay chất lượng có thể giúp thể hiện tốt kế hoạch tuân thủ ISO 9001:2015 và các yêu cầu đi kèm. Chúng cung cấp những hướng dẫn chi tiết về cách thức triển khai các quy trình, hệ thống và các hoạt động nhằm đảm bảo sự phù hợp.
  • Điểm khởi đầu cho các cuộc đánh giá: Sổ tay chất lượng cũng có vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin cần thiết cho các cuộc đánh giá viên, bao gồm cả khách hàng, nội bộ và tổ chức chứng nhận ISO 9001. Nó giúp họ có cái nhìn tổng quan về cách thức tổ chức thực hiện và duy trì tiêu chuẩn ISO 9001:2015.

Với vai trò đa dạng và quan trọng như vậy, sổ tay chất lượng theo ISO 9001:2015 không chỉ đơn thuần là một tài liệu hướng dẫn mà còn là công cụ quản lý chất lượng cần thiết để đảm bảo hiệu suất và tuân thủ chuẩn mực.

>>> So sánh ISO 9001 và ISO 27001: Điểm tương đồng và khác biệt

Hãy để SQC Certification Vietnam giúp doanh nghiệp bạn chạm tới những tiêu chuẩn quốc tế một cách chuyên nghiệp và bền vững.

Bạn muốn Chuyên gia hỗ trợ

Đăng kí để kết nối trực tiếp với chuyên gia của chúng tôi !