Các yêu cầu của Tiêu chuẩn ISO 9001:2015

Danh mục các yêu cầu trong ISO 9001:2015 cung cấp những nội dung quan trọng mà doanh nghiệp cần hiểu rõ để triển khai áp dụng một cách hiệu quả, phù hợp với thực tiễn hoạt động. Việc tuân thủ các yêu cầu này góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng trong quản lý điều hành.

---

Các yêu cầu ISO 9001:2015 gồm những điều khoản nào?

Tiêu chuẩn ISO 9001 thuộc hệ thống tiêu chuẩn ISO 9000 – là bộ tiêu chuẩn quốc tế về quản lý chất lượng, do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO – International Organization for Standardization) xây dựng và ban hành. Trong đó, ISO 9001 đóng vai trò then chốt, tập trung vào việc thiết lập và duy trì hệ thống quản lý chất lượng (QMS) hiệu quả. Tiêu chuẩn này bao gồm các nguyên tắc, quy trình và chính sách nhằm đảm bảo doanh nghiệp không ngừng cải tiến và đáp ứng tốt các yêu cầu về chất lượng.

hiên bản ISO 9001:2015 dựa trên cấu trúc cấp cao mới (High Level Structure) đưa ra khuôn khổ chung cho tất cả các Hệ thống quản lý chất lượng. Các yêu cầu của ISO 9001:2015 được nêu trong 7 Điều khoản, từ Điều khoản 4 đến Điều khoản 10.

7 điều khoản về yêu cầu hành động đó là:

• Điều khoản 4: Bối cảnh tổ chức
• Điều khoản 5: Sự lãnh đạo
• Điều khoản 6: Hoạch định
• Điều khoản 7: Hỗ trợ
• Điều khoản 8: Thực hiện
• Điều khoản 9: Đánh giá kết quả thực hiện
• Điều khoản 10: Cải tiến

Chi tiết các yêu cầu của ISO 9001

Trong bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015 có đưa ra các yêu cầu cho Hệ thống quản lý chất lượng theo ISO. Theo đó, doanh nghiệp sẽ xây dựng hệ thống quản lý chất lượng dựa trên danh mục yêu cầu ISO 9001:2015

Yêu cầu về xác định bối cảnh của tổ chức (Điều khoản 4)

Hiểu tổ chức và bối cảnh tổ chức

Bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015 yêu cầu doanh nghiệp xác định cụ thể về bối cảnh tổ chức. Gồm các yếu tố bên trong và bên ngoài, bao hàm cả những yếu tố tác động có thể có khả năng ảnh hưởng đến mục tiêu cũng như kết quả hoạt động của doanh nghiệp.

Nắm bắt nhu cầu và kỳ vọng của các bên liên quan

Doanh nghiệp cần xác định rõ những kỳ vọng và yêu cầu từ các bên liên quan để xây dựng các hành động phù hợp, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động. Việc đánh giá không chỉ dừng lại ở khách hàng trực tiếp mà còn bao gồm những bên có ảnh hưởng đến khả năng cung ứng sản phẩm, dịch vụ và mức độ thỏa mãn yêu cầu khách hàng của doanh nghiệp.

Xác định phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng

Việc xác định phạm vi hệ thống quản lý chất lượng là bước khởi đầu mang tính nền tảng trong quá trình áp dụng ISO 9001. Tổ chức cần xem xét các yếu tố nội bộ, bên ngoài, các bên liên quan và các yêu cầu pháp lý để xác định ranh giới và phạm vi áp dụng của hệ thống một cách đầy đủ và chính xác.

Thiết lập hệ thống quản lý chất lượng và các quá trình liên quan

Tiêu chuẩn ISO 9001 yêu cầu doanh nghiệp phải xây dựng và triển khai hệ thống quản lý chất lượng theo chu trình: lập kế hoạch, thực hiện, đánh giá và cải tiến. Mục tiêu là đảm bảo mọi quy trình trong tổ chức đều được thực hiện đúng chuẩn, phù hợp với các yêu cầu của ISO 9001.

Qua đó, doanh nghiệp cần xác định rõ các quá trình thiết yếu trong hệ thống quản lý chất lượng của mình, bao gồm cả các hoạt động do bên thứ ba thực hiện và các hoạt động cần được lãnh đạo tổ chức xem xét định kỳ.

Yêu cầu về vai trò lãnh đạo (Điều khoản 5)

Cam kết lãnh đạo

Trong việc thực hiện ISO 9001:2015 có thể thấy được vai trò của lãnh đạo đóng là rất lớn trong việc đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng vận hành hiệu quả. Sự cam kết cần được thể hiện rõ ràng thông qua việc truyền thông mục tiêu, định hướng chất lượng đến toàn bộ tổ chức. Đồng thời, ban lãnh đạo phải tích cực hỗ trợ việc áp dụng ISO 9001 và khẳng định trách nhiệm trong việc đảm bảo chất lượng sản phẩm/dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp ra thị trường.

Sự lãnh đạo và cam kết

Ban lãnh đạo phải đưa ra cam kết nghiêm túc thì quá trình thực thi mới diễn ra hiệu quả. Lãnh đạo thể hiện cam kết bằng cách thông báo cho toàn bộ thành viên của tổ chức về việc sẽ triển khai áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 hoặc đưa ra các cam kết chất lượng cho sản phẩm/dịch vụ mà công ty cung cấp cho khách hàng.

Lãnh đạo cao nhất phải thể hiện khả năng lãnh đạo và cam kết bằng những hành động tích cực, thúc đẩy sự tham gia của các thành viên, tạo động lực làm việc, đảm bảo trao đổi thông tin xuyên suốt và theo dõi kết quả vận hành Hệ thống quản lý chất lượng. Cùng với đó là duy trì sự tập trung của doanh nghiệp vào việc đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Thiết lập chính sách chất lượng và truyền đạt chính sách chất lượng

Chính sách chất lượng của doanh nghiệp, tổ chức chính là tài liệu khá quan trọng có chứa các tuyên bố của tổ chức về định hướng chung cũng như đưa ra các cam kết về chất lượng. Những chính sách về chất lượng này cần thiết phải được lưu trữ dưới dạng văn bản có sẵn để có thể truyền đạt được trong nội bộ cũng như đáp ứng được hơn nữa các bên liên quan có nhu cầu.

Truyền đạt chính sách chất lượng là cần thiết để đảm bảo nhân sự trong doanh nghiệp hiểu được mình đang theo đuổi điều gì. Như vậy họ có thể đóng góp vào Hệ thống quản lý chất lượng và chính sách cũng sẽ sẵn có cho các bên quan tâm liên quan.

Vai trò trách nhiệm và quyền hạn trong tổ chức

Một trong các yêu cầu của chứng nhận ISO 9001:2015, đó là trách nhiệm và quyền hạn cần được xác định rõ ràng, phù hợp và phổ biến cho các bộ phận, cá nhân để họ biết được mình cần làm gì, có trách nhiệm ra sao, cần phối hợp với bộ phận nào để hoạt động hiệu quả. Vậy nên, lãnh đạo cần phân công rõ vai trò trách nhiệm liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng để đạt được kết quả mong đợi.

---

Yêu cầu về lập kế hoạch (Điều khoản 6)

• Hành động để xử lý rủi ro và nắm bắt cơ hội

Doanh nghiệp cần chủ động xây dựng các phương án nhằm giảm thiểu rủi ro và tận dụng cơ hội để nâng cao hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng. Việc lập kế hoạch phải cụ thể, chi tiết và cần có phương pháp đánh giá rõ ràng nhằm đảm bảo các hành động được triển khai kịp thời và mang lại kết quả thiết thực.

• Xác lập mục tiêu chất lượng và lập kế hoạch thực hiện

Tổ chức của bạn cần tiến hành xác định tốt các mục tiêu về chất lượng mà cụ thể chính là theo từng bộ phận, việc này khá phù hợp với các định hướng chiến lược cũng như các chính sách về chất lượng và nguồn lực hiện có. Với mục tiêu này cần phải được đo lường và có thời hạn thực hiện khá rõ ràng khi được giám sát và đánh giá một cách định kì nhằm đảm bảo đúng tiến độ và hiệu quả.

• Lập kế hoạch cho các thay đổi

Doanh nghiệp phải nhận diện và chủ động hoạch định các thay đổi liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng nhằm thích nghi với biến động từ môi trường kinh doanh. Tất cả các thay đổi cần được triển khai có kế hoạch, kiểm soát và đánh giá để đảm bảo tính ổn định và hiệu quả của hệ thống.

Yêu cầu về hỗ trợ thực hiện (Điều khoản 7)

• Nguồn lực

Để vận hành hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng, doanh nghiệp cần cung cấp đầy đủ các nguồn lực cần thiết như nhân sự, cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ và môi trường làm việc. Các nguồn lực này không chỉ đến từ nội bộ tổ chức mà còn bao gồm các yếu tố bên ngoài như nhà cung cấp dịch vụ hoặc đối tác liên quan.

• Năng lực

Doanh nghiệp của bạn cần tiến hành xác định một cách hiệu quả nhất về năng lực nguồn lực đối với từng vị trí công việc và những ảnh hưởng của chúng đến chất lượng sản phẩm/ dịch vụ. Tiếp theo bạn cần tiến hành đánh giá, đảm bảo rằng từng cá nhân cũng sẽ được giao nhiệm vụ đều có kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm để hoàn thành công việc một cách hiệu quả và đúng hạn.

• Nhận thức

Mỗi cá nhân trong tổ chức cần hiểu rõ tầm quan trọng của công việc mình thực hiện, cũng như vai trò của họ trong việc đạt được mục tiêu chất lượng chung. Doanh nghiệp cần phổ biến rõ ràng chính sách và mục tiêu chất lượng đến toàn bộ nhân viên, giúp họ nhận thức đầy đủ và chủ động trong công việc, đồng thời tuân thủ nghiêm túc các yêu cầu liên quan.

• Trao đổi thông tin

Việc thiết lập một hệ thống trao đổi thông tin hiệu quả, cả trong nội bộ và với các bên liên quan bên ngoài, là yếu tố không thể thiếu. Thông tin được chia sẻ cần đảm bảo đầy đủ, chính xác và kịp thời, bao gồm các nội dung như mục tiêu chất lượng, kế hoạch thực hiện, tiến độ công việc hoặc những thay đổi quan trọng ảnh hưởng đến hệ thống.

Doanh nghiệp cần kiểm soát thông tin dạng văn bản, đây là yêu cầu của ISO 9001:2015. Việc kiểm soát thông tin dạng văn bản nhằm ở đây bao gồm đảm bảo sự sẵn có khi cần và thông tin được bảo vệ cẩn thận.

Yêu cầu về triển khai thực hiện (Điều khoản 8)

• Lập kế hoạch và kiểm soát quá trình thực hiện

Để đảm bảo hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch chi tiết trước khi tiến hành triển khai. Việc này nhằm mục đích kiểm soát chặt chẽ toàn bộ quy trình, đảm bảo các hoạt động được thực hiện đúng định hướng và đạt được các mục tiêu đã xác lập.

• Các yêu cầu liên quan đến sản phẩm và dịch vụ

Doanh nghiệp cần xác định rõ và kiểm soát các yêu cầu liên quan đến sản phẩm và dịch vụ, bao gồm:

• Cung cấp đầy đủ thông tin về sản phẩm và dịch vụ;
• Xác minh và làm rõ các yêu cầu cần thiết liên quan đến sản phẩm và dịch vụ;
• Tiến hành rà soát, xem xét tính phù hợp của các yêu cầu đã tiếp nhận;
• Quản lý và điều chỉnh kịp thời khi có sự thay đổi đối với các yêu cầu này.

---

• Thiết kế phát triển sản phẩm, dịch vụ

Doanh nghiệp cua bạn cần phải tiến hành thiết lập, thực hiện và duy trì tối đa các quá trình thiết kế cũng như phát triển nhằm đảm bảo viêc cung cấp các sản phẩm và dịch vụ sau đó. Ngoài ra doanh nghiệp phải nhận biết và kiểm soát được những thay đổi tạo ra trong hoặc sau thiết kế phát triển sản phẩm và dịch vụ, đảm bảo không có tác động tiêu cực đến hoạt động của doanh nghiệp.

• Kiểm soát quá trình, sản phẩm và dịch vụ do bên ngoài cung cấp

Yêu cầu của ISO 9001:2015 muốn doanh nghiệp phải đảm bảo rằng các quá trình, sản phẩm và dịch vụ do bên ngoài cung cấp phù hợp với các yêu cầu. Tức là quá trình, sản phẩm và dịch vụ do bên ngoài cung cấp không ảnh hưởng bất lợi đến khả năng của doanh nghiệp trong việc thực hiện các yêu cầu của khách hàng.

• Sản xuất và cung cấp dịch vụ

Đảm bảo sản phẩm, dịch vụ đáp ứng đầy đủ các yêu cầu được đề ra, bằng cách sử dụng các phương thức, phương tiện phù hợp nhất và lưu trữ các thông tin có liên quan.

Yêu cầu về thực hiện cải tiến (Điều khoản 10)

• Khái quát

Doanh nghiệp phải xác định các cơ hội cải tiến, các kế hoạch và thực hiện hành động để đạt được các kết quả dự kiến. Đồng thời phải đưa ra biện pháp giải quyết những việc chưa làm tốt, khắc phục những yếu điểm để hệ thống quản lý chất lượng hoàn thiện hơn.

• Sự không phù hợp và hành động khắc phục

Doanh nghiệp của bạn cần phải tiến hành các hành động kiểm soát sự không phù hợp nhằm đưa ra những giải pháp kịp thời và giúp ngăn ngừa tình trạng tái diễn ra trong thời gian sắp tới. Doanh nghiệp cần duy trì tình trạng kiểm soát bằng biện pháp chứng từ cho việc khắc phục và kiểm soát các hoạt động khắc phục.

• Cải tiến liên tục

Doanh nghiệp cần không ngừng cải tiến những yếu tố chưa phù hợp để mang lại hiệu quả tốt hơn, tiết kiệm nguồn lực và tài nguyên cho doanh nghiệp. Tổ chức của bạn cần tiến hành xem xét kết quả từ phân tích, đánh giá, xem xét của lãnh đạo để đưa ra hoạt động cải tiến thích hợp.

>>> Chứng chỉ ISO 9001 có hiệu lực trong bao lâu?

---

Trên đây là những nội dung cơ bản về các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001. Nếu có thắc mắc trong việc tuân thủ các yêu cầu ISO 9001, Quý khách hàng có thể liên hệ với Chúng tôi theo số Hotline: 093.639.6611 hoặc Email: vietnam@sqcert.com.vn để được giải đáp chi tiết.