Các câu hỏi thường gặp về tiêu chuẩn ISO 9001

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, nhiều doanh nghiệp Việt Nam đã và đang lựa chọn ISO 9001:2015 như một công cụ hiệu quả để khẳng định uy tín và nâng cao chất lượng quản lý. Tuy nhiên, không phải tổ chức nào cũng hiểu rõ vai trò và lợi ích mà ISO 9001 mang lại. Để giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện hơn, SQC Certification tổng hợp và giải đáp những câu hỏi thường gặp nhất về tiêu chuẩn ISO 9001 ngay dưới đây.

Mục lục

Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 là gì?

ISO 9000 là bộ tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng, được ban hành bởi Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO). Bộ tiêu chuẩn này được xây dựng nhằm giúp các tổ chức, doanh nghiệp chứng minh năng lực cung cấp sản phẩm và dịch vụ ổn định, đáp ứng yêu cầu của khách hàng và các quy định pháp lý hiện hành, đồng thời nâng cao mức độ hài lòng của người tiêu dùng.

những câu hỏi thường gặp về tiêu chuẩn ISO 9001

Các tiêu chuẩn thuộc bộ ISO 9000

Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 bao gồm 4 tiêu chuẩn cốt lõi sau:

ISO 9000:2015 – Hệ thống quản lý chất lượng – Cơ sở và từ vựng
ISO 9001:2015 – Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu
ISO 9004:2009 – Hệ thống quản lý chất lượng – Hướng dẫn cải tiến hiệu quả
ISO 19011:2011 – Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý chất lượng

Trong số những bộ tiêu chuẩn này thì ISO 9001:2015 được xem là trọng tâm của toàn bộ hệ thống. Đây là tiêu chuẩn mà hầu hết các tổ chức lựa chọn để xây dựng, áp dụng và được chứng nhận. Tiêu chuẩn ISO 9001 lần đầu được ban hành vào năm 1987 và phiên bản hiện hành được cập nhật vào tháng 9 năm 2015.

Cấu trúc của tiêu chuẩn ISO 9001:2015

Bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015 được xây dựng dựa trên cấu trúc cấp cao (High Level Structure – HLS) gồm 10 điều khoản chính:

Phạm vi áp dụng
Tài liệu viện dẫn
Thuật ngữ và định nghĩa
Bối cảnh của tổ chức
Sự lãnh đạo
Hoạch định
Hỗ trợ
Điều hành
Đánh giá kết quả hoạt động
Cải tiến

>>> ISO 9001 sắp có phiên bản mới vào tháng 09/2026

Vì sao doanh nghiệp cần áp dụng ISO 9001?

Việc tổ chức của bạn tiến hành áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 có thể mang lại được nhiều lợi ích thiết thực và khiến bộ tiêu chuẩn này ngày càng trở nên thiết thực trong môi trường kinh doanh hiện đại ngày nay. Doanh nghiệp thường triển khai ISO 9001 vì các lý do sau:

Nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc thông qua hệ thống quản lý bài bản.
Đáp ứng yêu cầu của khách hàng, đối tác hoặc cơ quan quản lý.
Tuân thủ các quy định pháp lý có liên quan.
Củng cố hình ảnh, uy tín và thương hiệu của doanh nghiệp trên thị trường.

Lợi ích của việc áp dụng ISO 9001 đối với doanh nghiệp

Việc tổ chức, doanh nghiệp của bạn áp dụng ISO 9001 mang lại được nhiều lợi ích quản lý tốt và hướng đến giá trị lâu dài cho tổ chức của bạn. Những lợi ích thiết thực đó có thể được nhắc đến như sau:

Phân định rõ vai trò, trách nhiệm và quyền hạn của từng nhân sự.
Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, minh bạch và hiệu quả.
Tăng uy tín và niềm tin của khách hàng và đối tác.
Chuẩn hóa quy trình sản xuất và cung ứng dịch vụ, giảm sự chồng chéo trong công việc.
Nâng cao nhận thức và trách nhiệm của toàn bộ nhân viên về chất lượng và sự hài lòng của khách hàng.
Hình thành văn hóa làm việc khoa học, liên tục cải tiến.
Đảm bảo chất lượng sản phẩm ổn định, đáp ứng đúng nhu cầu khách hàng.
Hỗ trợ đào tạo nhân viên mới nhanh chóng, hiệu quả.
Giảm thiểu chi phí do lỗi sản phẩm hoặc sai sót trong quy trình.
Góp phần gia tăng doanh thu và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp.

Thời gian xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng

Thời gian thiết lập và áp dụng Hệ thống Quản lý Chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm:

Mức độ phức tạp và quy mô hoạt động của doanh nghiệp (số lượng quy trình, phạm vi áp dụng, mức độ rủi ro, số địa điểm thực hiện,…);
Nguồn lực được bố trí cho việc xây dựng hệ thống;
Mức độ cam kết của ban lãnh đạo trong việc triển khai và duy trì ISO 9001;
Hiện trạng hệ thống quản lý hiện có, tức mức độ đáp ứng so với các yêu cầu của tiêu chuẩn;
Nhận thức và năng lực của đội ngũ nhân viên, đặc biệt là những người trực tiếp tham gia xây dựng và vận hành hệ thống.

Thông thường, các cá nhân, doanh nghiệp hiện nay cần từ 8–10 tháng để hoàn thiện việc thiết lập và vận hành hệ thống quản lý chất lượng. Tuy nhiên, hiện nay với sự chuẩn bị kỹ lưỡng và quyết tâm cao, thời gian này có thể được rút ngắn còn khoảng 3 tháng nếu như hiện trạng của doanh nghiệp tốt.

Thời hạn hiệu lực của chứng nhận ISO 9001:2015

Giấy Chứng nhận ISO 9001:2015 – Hệ thống Quản lý Chất lượng có thời hạn hiệu lực 3 năm. Trong suốt thời gian này, tổ chức chứng nhận sẽ thực hiện đánh giá giám sát định kỳ hằng năm (01 lần/năm) để đảm bảo doanh nghiệp vẫn tuân thủ đầy đủ các yêu cầu của tiêu chuẩn.

Khi chứng chỉ hết hạn, doanh nghiệp có thể đăng ký đánh giá lại (re-certification). Quá trình đánh giá này được thực hiện tương tự như lần đầu và nếu đáp ứng yêu cầu, doanh nghiệp sẽ được cấp mới chứng chỉ có hiệu lực tiếp tục 3 năm.

Duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng

Việc duy trì và cải tiến Hệ thống Quản lý Chất lượng (QMS) phụ thuộc rất lớn vào nhận thức và sự cam kết của lãnh đạo doanh nghiệp. Chỉ khi người đứng đầu hiểu rõ giá trị của ISO 9001 và biết cách áp dụng vào thực tế, hệ thống mới thực sự mang lại hiệu quả và được cải tiến liên tục.

Sau khi được chứng nhận, doanh nghiệp nên chú trọng thực hiện tốt các hoạt động sau để duy trì và phát huy hiệu quả của ISO 9001:

Khắc phục và phòng ngừa lỗi: Mọi sai sót phát hiện qua giám sát nội bộ, đánh giá hoặc phản hồi từ khách hàng cần được xử lý theo nguyên tắc khắc phục – phòng ngừa để ngăn ngừa lỗi tái diễn.
Hiện nay các tổ chức tiến hành đánh giá nội bộ một cách định kỳ giúp nhằm phát hiện sớm các điểm chưa phù hợp và cơ hội cải tiến.
Tổ chức của bạn cần tiến hành cập nhật, chỉnh sửa cũng như hoàn thiện tài liệu hệ thống (quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu,…) kịp thời theo thực tế hoạt động.
Hiện nay việc đào tạo và hướng dẫn nhân viên mới, giúp họ hiểu rõ và tuân thủ tốt được các quy định trong Hệ thống Quản lý Chất lượng.
Tổ chức của bạn cần tiến hành xem xét của lãnh đạo hàng năm để có thể đánh giá được tính liên tục của hệ thống và từ đó đưa ra được những định hướng cải tiến.
Tổ chức của bạn tiến hành lồng ghép các hoạt động ISO (đánh giá nội bộ, giám sát bên ngoài, họp xem xét lãnh đạo, v.v.) vào kế hoạch chiến lược của doanh nghiệp để đảm bảo hệ thống được vận hành thường xuyên và liên tục cải tiến.

Thời hạn của chứng nhận ISO 9001 là bao lâu?

Thông thường thì thời hạn của chứng nhận ISO 9001 sẽ là 03 năm (ba năm). Tuy nhên trong suốt quãng thời gian đó thì tổ chức, doanh nghiệp của bạn cần phải duy trì hệ thống quản lý chất lượng thông qua việc:

Đánh giá giám sát đinh kỳ hàng năm do bên tổ chức chứng nhận có năng lực thực hiện để có thể kiểm tra cũng như xem xét tốt hệ thống vẫn còn phù hợp và được vận hành đúng với tiêu chuẩn hay không.

Tổ chức của bạn cần thiết phải tái đánh giá chứng nhận (re-certification) — sau khi hết 3 năm, doanh nghiệp phải được đánh giá lại toàn bộ hệ thống để gia hạn chứng nhận thêm 3 năm tiếp theo.

>>> Sự khác nhau giữa ISO 9000 và ISO 9001

Làm sao để duy trì hiệu quả ISO 9001 sau khi được chứng nhận?

Để có thể duy trì tốt và hiệu quả hệ thống ISO 9001 của bạn sau khi đã tiến hành chứng nhận, tổ chức, doanh nghiệp của bạn có thể xem xét đến chúng có thể là một công cụ quản lý thực tế, chứ không chỉ là “giấy chứng nhận”. Dưới đây chúng tôi sẽ xi chia sẻ cho bạn được các biện pháp cụ thể cũng như thiết thực giúp hệ thống của bạn hoạt động ổn định và hiệu quả dài lâu:

1. Duy trì đánh giá nội bộ định kỳ

Tổ chức của bạn tiến hành thực hiện tốt việc đánh giá nội bộ ít nhất 1 lần/năm (hoặc theo kế hoạch riêng của doanh nghiệp). Mục đích của bạn giúp phát hiện được sự sai lệch và những điểm chưa phù hợp và cải tiến cơ hội.
Việc tổ chức của bạn giúp đảm bảo người đánh giá độc lập với quá trình được đánh giá.

Kết quả đánh giá nội bộ là bằng chứng quan trọng trong việc chứng minh hệ thống hoạt động thực chất.

2. Tổ chức xem xét của lãnh đạo (Management Review)

Việc tổ chức xem xét của ban lãnh đạo cần phải xem xét được hệ thống ISO 9001 nhằm đánh giá tốt mức độ đạt được của mục tiêu chất lượng. Đồng thời cần phải xem xét tốt các kết quả của đánh giá nội bộ cũng như phản hồi của khách hàng và hiệu suất của quá trình.

3. Theo dõi và cập nhật rủi ro – cơ hội

Xem xét định kỳ bối cảnh tổ chức và các rủi ro/cơ hội có thể ảnh hưởng đến chất lượng. Khi có thay đổi lớn (nhân sự, quy trình, công nghệ…), cần đánh giá lại rủi ro và cập nhật biện pháp kiểm soát.

4. Duy trì đào tạo và nâng cao nhận thức

Tổ chức của bạn cần đảm bảo tất cả các nhân viên của bạn cần hiểu rõ được vai trò của họ trong hệ thống ISO. Thường xuyên đào tạo lại (refresher training) để cập nhật kiến thức mới, đặc biệt khi có thay đổi quy trình hoặc nhân sự.

5. Theo dõi và đo lường mục tiêu chất lượng

Mỗi bộ phận cần thiết lập chỉ tiêu chất lượng cụ thể (KPIs). Định kỳ theo dõi, báo cáo và đánh giá mức độ hoàn thành. Nếu không đạt mục tiêu → phân tích nguyên nhân, lập hành động khắc phục và cải tiến.

6. Quản lý hồ sơ và tài liệu chặt chẽ

Đảm bảo các tài liệu được cập nhật đúng phiên bản và dễ truy xuất. Lưu trữ hồ sơ theo quy định để chứng minh sự tuân thủ tiêu chuẩn.

7. Tăng cường cải tiến liên tục

Tổ chức của bạn tiến hành khuyến khích nhân viên đề xuất sáng kiến cải tiến. Phân tích dữ liệu (phản hồi khách hàng, lỗi sản phẩm, khiếu nại, chi phí chất lượng…) để đưa ra hành động cải tiến thực tế.

8. Duy trì đánh giá giám sát của tổ chức chứng nhận

Hợp tác tốt với đơn vị chứng nhận trong các đánh giá giám sát hàng năm. Sẵn sàng cung cấp bằng chứng về việc hệ thống vẫn được áp dụng thực tế, không chỉ “trên giấy”.

>>> Các yêu cầu của Tiêu chuẩn ISO 9001:2015

Có thể áp dụng ISO 9001 cho một phòng ban trong doanh nghiệp không?

Tổ chức, doanh nghiệp của bạn cần phải chủ động triển khai và đăng ký áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 giúp doanh nghiệp đảm bảo cung cấp sản phẩm, dịch vụ ổn định, đáp ứng đầy đủ yêu cầu của khách hàng cũng như các quy định pháp luật hiện hành. Đồng thời, đây cũng là bước đi quan trọng nhằm nâng cao mức độ hài lòng của người tiêu dùng và uy tín của tổ chức.

Hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001 có thể được xây dựng và áp dụng cho toàn doanh nghiệp hoặc một phòng ban cụ thể, tùy theo phạm vi và mục tiêu của tổ chức. Việc triển khai này bao gồm các hoạt động liên quan đến chất lượng như: tiếp nhận yêu cầu của khách hàng, mua sắm nguyên liệu, thiết kế, sản xuất, giao hàng, hỗ trợ kỹ thuật, bảo trì thiết bị, quản lý thông tin và đào tạo nhân sự.

Thời gian triển khai và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng là bao lâu?

Hiện nay thời gian của bạn cần tiến hành xây dựng và áp dụng hệ thống Quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001;2015 cần phải phụ thuộc và những yếu tố căn bản như sau:

Mức độ phức tạp của quy trình và quy mô hệ thống (số lượng địa điểm, mức độ rủi ro, khả năng kiểm soát, v.v.);
Việc bố trí và huy động nguồn lực tham gia xây dựng hệ thống;
Mức độ cam kết và quyết tâm của ban lãnh đạo;
Tình trạng hiện tại của doanh nghiệp so với các yêu cầu của tiêu chuẩn;
Nhận thức và năng lực của đội ngũ cán bộ, nhân viên – đặc biệt là những người trực tiếp tham gia thực hiện hệ thống.

Thông thường, quá trình thiết lập và đưa hệ thống quản lý chất lượng vào vận hành mất khoảng từ 8 đến 10 tháng, tùy theo mức độ sẵn sàng của doanh nghiệp. Trong một số trường hợp có sự chuẩn bị tốt, thời gian này có thể rút ngắn xuống còn khoảng 3 tháng.

Tin Tổng Hợp, Tin Tức