Một trong những câu hỏi phổ biến nhất mà doanh nghiệp đặt ra khi tiếp cận Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 là: “Chứng chỉ ISO 9001 có giá trị trong bao lâu? Khi nào cần gia hạn?” Đây là nội dung quan trọng mà bất kỳ tổ chức nào đang triển khai hoặc chuẩn bị chứng nhận ISO 9001 cũng cần hiểu rõ. Bài viết này, SQC Certification xin chia sẻ cho bạn đọc viết về hiệu lực của giấy chứng nhận ISO 9001:2015 và cách gia hạn nhanh nhất.
Hiệu lực của chứng chỉ ISO 9001 là bao lâu?
Chứng chỉ ISO 9001 là một giấy chứng nhận nhằm chứng minh cho các tổ chức, doanh nghiệp đã thiết lập sẵn một hệ thống quản lý chất lượng (QMS) phù hợp với các yêu cầu của bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Thông thường giấy chứng nhận ISO 9001 này sẽ có thời hạn trong vòng 3 năm kể từ ngày được cấp. Trong suốt 3 năm hiệu lực chứng nhận đó thì hàng năm tổ chức của bạn sẽ cần phải giám sát định kì từ tổ chức chứng nhận. Nếu không đáp ứng yêu cầu trong quá trình giám sát, chứng chỉ có thể bị đình chỉ hoặc thu hồi trước thời hạn.
Chứng nhận không chỉ là cột mốc – mà là một hành trình cải tiến liên tục
Việc tổ chức của bạn đạt được giấy chứng nhận ISO 9001 chính là một số thành tựu đáng ghi nhận tuy nhiên việc duy trì và cải tiến hệ thống một cách bền vững nhất. Thời hạn của giấy chứng nhận đó không chỉ là một con số mang tính kỹ thuật mà đó chính là khoảng thời gian để tổ chức của bạn khẳng định được năng lực cũng như hoàn thiện quy trình và tối ưu hóa hiệu suất và liên tục hướng đến sự phát triển bền vững.
Từng ngày trong hành trình đó là cơ hội để doanh nghiệp:
- Rà soát những điểm hạn chế trong vận hành
- Thực hiện các biện pháp cải tiến cụ thể
- Nâng cao nhận thức chất lượng cho toàn bộ nhân sự
Thời gian triển khai và đánh giá chứng nhận ISO 9001 mất bao lâu?
Theo các tổ chức chứng nhận uy tín thì để triển khai một hệ thống tiêu chuẩn QMS theo ISO 9001 sẽ thường mất từ 3 đến 6 tháng tùy theo từng quy mô và mức độ phức tạp của tổ chức. Một số yếu tố có thể ảnh hưởng đến tiến độ của dự án này bao gồm:
- Tính thực tiễn và hiệu quả của kế hoạch triển khai
- Năng lực và sự phối hợp của đội ngũ nhân sự phụ trách
- Quyết tâm và mức độ cam kết của ban lãnh đạo
- Độ sẵn sàng của các quy trình, tài liệu, hồ sơ chứng minh
Thông thường cụ thể sẽ như sau:
- Doanh nghiệp nhỏ, ít bộ phận, hoạt động đơn giản: khoảng 3 – 4 tháng
- Doanh nghiệp sản xuất, nhiều phòng ban, lĩnh vực phức tạp: có thể mất 6 – 9 tháng
Ngoài ra, nếu chỉ tính riêng giai đoạn từ khi nộp hồ sơ đăng ký chứng nhận đến khi nhận chứng chỉ, thời gian thực hiện thường rất nhanh – chỉ khoảng 7 đến 10 ngày, tùy theo quy trình của tổ chức chứng nhận và mức độ chuẩn bị của doanh nghiệp.
Khi nào cần gia hạn chứng chỉ ISO 9001?
Việc tổ chức, doanh nghiệp tiến hành gia hạn chứng nhận ISO 9001 chính là bước quan trọng nhằm duy trì tính liên tục và hiệu lực của hệ thống QMS mà bạn đang thực hiện. Đây không chỉ là thủ tục hành chính, mà còn là cơ hội để doanh nghiệp đánh giá lại toàn diện hệ thống, từ đó tiếp tục cải tiến và đáp ứng kỳ vọng của khách hàng, đối tác.
Thời điểm cần gia hạn chứng chỉ
Với loại chứng chỉ ISO 9001 có hiệu lực tối đa là 03 năm. Trước ngày hết hạn của chứng chỉ thì doanh nghiệp của bạn cần phải chủ động lên kế hoạch tái đánh giá để tránh làm gián đoạn hiệu lực cũng như làm ảnh hưởng đến uy tín và hồ sơ năng lực. Chính vì thế mà tổ chức của bạn cần chuẩn bị trước kế hoạch từ 3-6 tháng trước khi hết hạn chứng nhận để có đủ thời gian rà soát và xử lý các vấn đề phát sinh nếu có.
Hướng dẫn từng bước gia hạn chứng chỉ ISO 9001
Bước 1: Kiểm tra thời hạn chứng chỉ hiện tại
Tổ chức của bạn cần phải xác định rõ ràng ngày hết hạn trên chứng chỉ ISO 9001 của các doanh nghiệp từ đó giúp xây dựng được kế hoạch gia hạn một cách phù hợp với thời gian thực tế.
Bước 2: Liên hệ tổ chức chứng nhận
Doanh nghiệp của bạn cần chủ động liên hệ với tổ chức chứng nhận hiện tại để được tư vấn quy trình gia hạn, lịch đánh giá và danh sách hồ sơ cần chuẩn bị. Một số trường hợp doanh nghiệp có thể lựa chọn chuyển sang một tổ chức chứng nhận khác nếu thấy thật cần thiết.
Bước 3: Rà soát và cập nhật hệ thống QMS
Trước khi tái đánh giá, doanh nghiệp cần kiểm tra lại toàn bộ hệ thống quản lý chất lượng, cập nhật những thay đổi về cơ cấu tổ chức, quy trình, chính sách hoặc tài liệu liên quan.
Bước 4: Chuẩn bị tài liệu cần thiết
Thu thập các hồ sơ phục vụ đánh giá như: Báo cáo đánh giá nội bộ gần nhất, Biên bản họp xem xét của lãnh đạo, Minh chứng cải tiến, khắc phục sau đánh giá, Tài liệu cập nhật quy trình, hướng dẫn công việc
Bước 5: Thực hiện tái đánh giá chứng nhận
Tổ chức chứng nhận sẽ thực hiện đánh giá lại toàn diện hệ thống, gồm việc xem xét hệ thống tài liệu, biểu mẫu cùng như phỏng vấn nhân sự cũng như kiểm tra thực tế hiện tại các phòng ban và bộ phận khác.
Nếu phát hiện điểm không phù hợp, doanh nghiệp cần thực hiện biện pháp khắc phục phù hợp để hoàn tất quá trình đánh giá.
Bước 6: Gia hạn chứng chỉ
Khi hệ thống QMS được xác nhận vẫn đáp ứng đầy đủ yêu cầu ISO 9001, doanh nghiệp sẽ được cấp lại chứng chỉ ISO 9001 với thời hạn mới là 03 năm. Trong thời gian này, doanh nghiệp tiếp tục duy trì hiệu lực thông qua các cuộc đánh giá giám sát định kỳ hàng năm.
>>>7 Nguyên tắc quản lý chất lượng của ISO 9001
Tổng kết
Gia hạn chứng chỉ ISO 9001 không chỉ là thủ tục bắt buộc, mà còn là dịp để tổ chức nhìn lại toàn bộ hệ thống, củng cố sự nhất quán và tạo nền tảng vững chắc cho hoạt động cải tiến liên tục. Hy vọng với những thông tin của chúng tôi bạn đã có thể hiểu hơn về hiệu lực của giấy chứng nhận ISO 9001:2015 và cách thức gia hạn bài bản nhất . Nếu bạn có nhu cầu đăng kí chứng nhận ISO 9001:2015 xin vui lòng liên hệ đến SQC Certification Việt Nam theo số Hotline: 093.639.6611 hoặc email: vietnam@sqccert.com.vn
Chương trình đào tạo tháng 8 năm 2025 tại SQC CERTIFICATION
Trung Quốc siết chặt tiêu chuẩn an toàn xe đạp điện để đối phó nguy cơ cháy nổ
Tiêu chuẩn SOC 1 so với SOC 2: Hiểu những điểm khác biệt chính
Tiêu chuẩn SOC 2 dành cho các công ty SaaS
Tiêu chuẩn SOC 2 dành cho đám mây
Những Tiêu chuẩn bảo mật đám mây bạn cần biết
