Danh mục tài liệu ISO 9001:2015 [Đầy đủ nhất]

Để triển khai và áp dụng hiệu quả tiêu chuẩn ISO 9001:2015 – Hệ thống quản lý chất lượng, doanh nghiệp không chỉ cần một kế hoạch chi tiết mà còn phải xây dựng đầy đủ hệ thống tài liệu và hồ sơ cần thiết. Đây là nền tảng quan trọng giúp hệ thống ISO vận hành ổn định, minh bạch và có thể kiểm soát được chất lượng ở mọi giai đoạn. Bài viết này, SQC Certification xin chia sẻ cho bạn về danh mục tài liệu ISO 9001:2015 một cách đầy đủ nhất. 

---

Danh mục hồ sơ tài liệu ISO 9001:2015

Bộ tài liệu ISO 9001:2015 bao gồm các quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu và hồ sơ chứng minh việc thực hiện đúng các yêu cầu của tiêu chuẩn. Việc nắm rõ danh mục tài liệu, phương pháp xây dựng và lộ trình thực hiện sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí, đồng thời đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng hoạt động hiệu quả và bền vững.

Các yêu cầu cơ bản đối với hệ thống tài liệu theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015

• Sổ tay chất lượng (Quality Manual): Là tài liệu định hướng tổng thể về hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp.
• Chính sách chất lượng (Quality Policy): Thể hiện cam kết của lãnh đạo về chất lượng sản phẩm và dịch vụ.

Mục tiêu chất lượng chung của doanh nghiệp và mục tiêu chất lượng cụ thể cho từng phòng ban, giúp định hướng và đo lường hiệu quả hoạt động.

Bên cạnh đó, hệ thống cần có sáu quy trình cơ bản để đảm bảo kiểm soát và cải tiến liên tục:

• Quy trình đánh giá nội bộ.
• Quy trình kiểm soát tài liệu.
• Quy trình kiểm soát hồ sơ.
• Quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp.
• Quy trình thực hiện hành động khắc phục.
• Quy trình thực hiện hành động phòng ngừa.

---

Danh mục tài liệu theo yêu cầu của ISO 9001:2015

Để đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng vận hành hiệu quả và tuân thủ đúng quy định của ISO 9001:2015, tổ chức, doanh nghiệp của bạn cần xây dựng và duy trì đầy đủ các hồ sơ, tài liệu cần thiết. SQC Certification xin chia sẻ cho bạn về các danh mục cần bắt buộc phải có của tổ chức:

1. Tài liệu và hồ sơ bắt buộc:

• Hồ sơ đánh giá yêu cầu đối với sản phẩm và dịch vụ.
• Hồ sơ đào tạo, trình độ, kỹ năng và kinh nghiệm của nhân sự.
• Hồ sơ đầu vào, đầu ra và thay đổi trong quá trình thiết kế – phát triển.
• Hồ sơ theo dõi, kiểm tra và hiệu chuẩn thiết bị đo lường.
• Hồ sơ kiểm soát thay đổi trong sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ.
• Ghi nhận kết quả giám sát, đo lường và đánh giá sự phù hợp của sản phẩm/dịch vụ.
• Bản ghi nhận sản phẩm, dịch vụ không phù hợp và các hành động khắc phục.
• Chương trình và kết quả kiểm toán nội bộ.
• Biên bản xem xét của lãnh đạo, kết quả thực hiện hành động khắc phục, phòng ngừa.

---

2. Tài liệu không bắt buộc nhưng khuyến khích áp dụng:

Bên cạnh đó thì còn có các dạng hồ sơ không bắt buộc nhưng khuyến khích sử dụng để nâng cao hiệu quả của hệ thống. Những loại tài liệu này cần phải có như sau:

• Thủ tục sản xuất, cung cấp dịch vụ và xử lý sản phẩm không phù hợp.
• Quy trình rà soát của lãnh đạo và kiểm toán nội bộ định kỳ.
• Thủ tục kiểm soát tài liệu, hồ sơ và kho lưu trữ.
• Quy trình bán hàng, kho bãi, thiết kế – phát triển sản phẩm.
• Quy trình bảo trì thiết bị và thiết bị đo.
• Thủ tục xác định ngữ cảnh tổ chức và các bên liên quan.
• Thủ tục đào tạo, đánh giá năng lực và nhận thức nhân viên.
• Thủ tục quản lý rủi ro và cơ hội (theo khoản 6.1).
• Thủ tục giám sát sự hài lòng của khách hàng.

Việc xây dựng đầy đủ và kiểm soát chặt chẽ danh mục tài liệu ISO 9001:2015 giúp doanh nghiệp chứng minh sự tuân thủ tiêu chuẩn, đồng thời tối ưu hóa quy trình vận hành, nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ.

---

Lưu ý về danh mục tài liệu theo yêu cầu của ISO 9001:2015

Theo như quy định của bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015 có đưa ra thì khái niệm “thông tin dạng văn bản” sẽ không chỉ có giới hạn ở các loại tài liệu in giấy như nhiều người thường nghĩ. Trên thực tế thì các loại tài liệu này còn có thể tồn tại ở dưới dạng nhiều hình thức khác nhau bao gồm:

• Tài liệu giấy hoặc hồ sơ in ấn.
• Ảnh chụp hoặc bản scan.
• Dữ liệu điện tử, lưu trên máy tính hoặc hệ thống quản lý trực tuyến.
• Các mẫu biểu, biểu mẫu tổng thể phục vụ quy trình quản lý.

Tùy vào điều kiện và quy mô của từng doanh nghiệp, việc lựa chọn hình thức tài liệu có thể linh hoạt, miễn là đáp ứng được yêu cầu quản lý, truy xuất và bảo mật thông tin.

---

Vai trò của thông tin dạng văn bản trong ISO 9001:2015

Hiện nay theo bộ tiêu chuẩn ISO 9001 thì các dạng thông tin được lập thành văn bản này cần phải được đảm bảo theo bốn mục tiêu cơ bản như sau:

1. Truyền đạt thông tin: Giúp mô tả rõ ràng các quy trình, hướng dẫn công việc và yêu cầu quản lý chất lượng.
2. Cung cấp bằng chứng tuân thủ: Thể hiện doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ các điều khoản của ISO 9001:2015.
3. Chia sẻ kiến thức nội bộ: Nhân viên dễ dàng hiểu và áp dụng nội dung trong công việc thực tế.
4. Lưu giữ kinh nghiệm tổ chức: Là nguồn tư liệu quý giá phản ánh lịch sử phát triển và cải tiến của doanh nghiệp.

Cách kiểm soát và lưu trữ tài liệu ISO 9001:2015

1. Bảo quản tài liệu:

• Lưu trữ có thể thực hiện dưới dạng hồ sơ giấy hoặc tệp tin điện tử.
• Phân loại theo loại tài liệu, thời gian, khách hàng hoặc phòng ban; đặt tên và ký hiệu rõ ràng.
• Tài liệu lưu trữ dài hạn nên được bảo quản tại kho hoặc hệ thống quản lý dữ liệu chuyên dụng.
• Đảm bảo dễ tìm kiếm nhưng vẫn giữ được tính bảo mật cao.

2. Sử dụng và kiểm soát tài liệu:

• Xác định rõ bộ phận, cá nhân có quyền truy cập để đảm bảo tính bảo mật và tuân thủ quy trình.
• Quy định thời gian lưu trữ cho từng loại hồ sơ phục vụ hoạt động đánh giá nội bộ và chứng nhận định kỳ.
• Khi tài liệu hết hạn, cần tiến hành hủy an toàn (như cắt nhỏ, tiêu hủy hoặc bán lại tài liệu không còn giá trị).

>>> Hướng dẫn tích hợp ISO 9001 và ISO 14001 bài bản nhất

Kết luận:

Tóm lại, có thể thấy được việc các tổ chức, doanh nghiệp của bạn cần phải thiết lập và kiểm soát hệ thống tài liệu theo bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015 để có thể nhanh chóng đáp ứng tốt các yêu cầu mà còn góp phần duy trì được tính minh bạch và nâng cao được hiệu quả vận hành và bảo vệ tri thức nội bộ.