Đánh giá nội bộ ISO 45001 là một mắt xích quan trọng trong hoạt động quản lý của mỗi tổ chức. Việc thực hiện đánh giá nội bộ cần có kế hoạch rõ ràng nhằm bảo đảm các quy trình vận hành hiệu quả và tuân thủ đầy đủ các yêu cầu của tiêu chuẩn Hệ thống quản lý An toàn & Sức khỏe nghề nghiệp (OHSMS). Vậy, kế hoạch đánh giá nội bộ ISO 45001:2018 cụ thể là gì? Bài viết này, SQC Certification sẽ cùng bạn đi triển khai kế hoạch đánh giá nội bộ ISO 45001:2018
Khái niệm kế hoạch đánh giá nội bộ ISO 45001:2018
Đánh giá nội bộ ISO 45001 là hoạt động phổ biến khi doanh nghiệp xây dựng áp dụng ISO 45001. Hoạt động này bao gồm việc kiểm tra định kỳ do các đánh giá viên nội bộ thực hiện, nhằm rà soát các quy trình và hệ thống quản lý an toàn – sức khỏe nghề nghiệp của doanh nghiệp. Công việc này thường dựa trên bộ câu hỏi đánh giá sẵn có (checklist đánh giá nội bộ ISO 45001) để bảo đảm tính nhất quán và đầy đủ.
Kế hoạch đánh giá nội bộ theo ISO 45001:2018 đóng vai trò như một bản định hướng chi tiết, giúp tổ chức xác định rõ phạm vi đánh giá, các bộ phận hoặc quy trình cần kiểm tra, nguồn lực cần chuẩn bị, cùng những tiêu chí cụ thể để tiến hành đánh giá. Mục tiêu cuối cùng là đảm bảo hệ thống quản lý An toàn Sức khỏe Nghề nghiệp luôn hoạt động hiệu quả và phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 45001.
Tại sao cần lập kế hoạch đánh giá nội bộ theo ISO 45001:2018?
Có nhiều lý do khiến việc lập kế hoạch đánh giá nội bộ theo ISO 45001:2018 trở thành một bước không thể thiếu trong quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp của doanh nghiệp. Dưới đây là những điểm quan trọng:
1. Đảm bảo tuân thủ tiêu chuẩn ISO 45001:2018
Bộ tiêu chuẩn ISO 45001 có đưa ra những quy định rõ tổ chức của bạn phải tiến hành thực hiện đánh giá nội bộ theo định kỳ và có kế hoạch cụ thể. Việc lập kế hoạch giúp doanh nghiệp chứng minh với tổ chức chứng nhận rằng hoạt động đánh giá nội bộ được triển khai bài bản, không bỏ sót.
2. Xác định kịp thời rủi ro và điểm không phù hợp
Với kế hoạch đánh giá có thể giúp sắp xếp lại một cách hợp lý các nội dung và quy trình cần kiểm tra. Do đó các tổ chức, doanh nghiệp của bạn cần phát hiện rõ các điểm yếu, những sai sót và nguy cơ tiềm ẩn để trước khi gây ra sự cố nghiêm trọng.
3. Sử dụng hiệu quả nguồn lực
Tổ chức của bạn cần phải có kế hoạch giúp phân bổ nhân sự, thời gian, tài chính và công cụ đánh giá một cách tối ưu. Việc này cần tránh tình trạng chồng chéo hoặc bỏ sót ra các quy trình quan trọng.
4. Nâng cao hiệu quả hệ thống quản lý ATSKNN
Bộ tiêu chuẩn ISO 45001 này có tiến hành đánh giá nội bộ có kế hoạch rõ ràng sẽ hỗ trợ liên tục cải tiến hệ thống quản lý. Các vấn đề được xử lý triệt để hơn thay vì chỉ khắc phục tạm thời.
5. Tạo nền tảng cho đánh giá chứng nhận
Một số kế hoạch đánh giá nội bộ tốt giúp doanh nghiệp sẵn sàng khi tổ chức chứng nhận ISO 45001 tiến hành đánh giá bên ngoài. Tổ chức của bạn cần phải phát hiện tốt ra những rủi ro và những điểm không phù hợp để tránh mất thời gian khắc phục.
Hướng dẫn lập kế hoạch đánh giá nội bộ theo ISO 45001:2018
Bước 1: Xác định mục tiêu và tiêu chí đánh giá OHSMS
Trước hết, tổ chức của bạn cần làm rõ mục tiêu tổng thể của kế hoạch đánh giá nội bộ. Mục tiêu có thể bao gồm:
- Đảm bảo hệ thống quản lý an toàn & sức khỏe nghề nghiệp (OH&S) vận hành hiệu quả và tuân thủ pháp luật.
- Xác định mức độ phù hợp của OHSMS với các tiêu chí đánh giá đã đề ra.
- Đo lường hiệu quả của hệ thống trong việc đạt được mục tiêu an toàn – sức khỏe.
Song song đó, cần xác định các tiêu chí đánh giá cụ thể, chẳng hạn:
- Chính sách, thủ tục áp dụng trong nội bộ.
- Các quy định pháp luật, tiêu chuẩn ngành và yêu cầu nội bộ.
- Các chỉ số và mục tiêu An toàn Sức khỏe Nghề nghiệp.
- Các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 45001.
Bước 2: Xác định phạm vi đánh giá
Việc xác định phạm vi đánh giá là rất cần thiết để tiến hành xác định rõ vị trí, địa điểm và các bộ phận sẽ tham gia vào hệ thống ISO 45001. Thông thường những phạm vi này có thể bao gồm:
- Vị trí: Cơ sở sản xuất, nhà máy, văn phòng hoặc các địa điểm khác.
- Bộ phận: Các phòng ban hoặc chức năng cụ thể trong tổ chức.
- Yêu cầu tiêu chuẩn: Các điều khoản hoặc yêu cầu ISO 45001 cần đánh giá.
Bước 3: Xác định thời gian và địa điểm đánh giá
Tổ chức cần lên lịch cụ thể cho hoạt động đánh giá, bao gồm thời điểm bắt đầu, thời lượng, cũng như địa điểm thực hiện. Có thể chia đánh giá thành nhiều giai đoạn để phù hợp với phạm vi và mục tiêu, từ đó phân bổ thời gian hợp lý cho từng phần.
Bước 4: Phân công vai trò và trách nhiệm
Trong kế hoạch đánh giá nội bộ ISO 45001 tổ chức của bạn cần nắm rõ được các thành viên của nhóm đánh giá, các trưởng nhóm cũng như những người đánh giá. Nhiệm vụ của từng cá nhân cũng như bao gồm các bên có liên quan với nhau.
Đánh giá viên nội bộ phải đáp ứng các điều kiện: đã được đào tạo, có năng lực chuyên môn phù hợp, và độc lập với khu vực/quy trình mà họ đánh giá để đảm bảo tính khách quan.
Bước 5: Phân bổ nguồn lực
Việc phân bổ nguồn lực là rất cần thiết trong quá trình áp dụng xây dựng tốt hệ thống ISO 45001. Những nguồn lực này thường bao gồm:
- Nhân sự đánh giá và chuyên môn của họ.
- Thời gian để hoàn thành đánh giá.
- Ngân sách cho hoạt động.
Ngoài ra, cần xác định công cụ, phương pháp hỗ trợ, chẳng hạn:
- Phần mềm: Tạo checklist chi tiết, thu thập dữ liệu trực tiếp qua thiết bị điện tử.
- Sơ đồ quy trình: Giúp đánh giá viên hình dung rõ hơn về hoạt động ATSKNN của tổ chức.
Một số thông tin cần thiết về kế hoạch đánh giá nội bộ ISO 45001:2018
Để thực hiện kế hoạch đánh giá nội bộ ISO 45001:2018 thành công thì SQC Certification sẽ chia sẻ cho bạn một số những thông tin cần thiết trong hoạt động đánh giá nội bộ ISO 45001:2018 này.
Phạm vi và tần suất đánh giá nội bộ theo ISO 45001:2018
a) Phạm vi
Kế hoạch đánh giá nội bộ cần bao quát đầy đủ các khía cạnh của hệ thống quản lý an toàn & sức khỏe nghề nghiệp (OH&S), bao gồm:
- Bộ phận: Tất cả các phòng ban và đơn vị chức năng trong tổ chức.
- Quy trình: Mọi quy trình liên quan đến OH&S như nhận diện mối nguy & đánh giá rủi ro, kiểm soát rủi ro, khám sức khỏe định kỳ…
- Địa điểm: Toàn bộ các cơ sở, nhà máy, văn phòng và địa điểm làm việc của công ty.
b) Tần suất
- Đánh giá toàn diện: Thực hiện [số lần/năm].
- Đánh giá theo từng bộ phận/quy trình: Thực hiện [số lần/năm], tùy theo mức độ rủi ro và yêu cầu quản lý.
Tiêu chí đánh giá
- Tuân thủ: Đối chiếu với các yêu cầu của ISO 45001:2018 và các quy định pháp luật về an toàn lao động.
- Sự phù hợp: Mức độ phù hợp giữa chính sách an toàn lao động và thực tế triển khai.
- Nhân sự: Kiến thức, nhận thức và việc thực hiện các yêu cầu OH&S của người lao động.
- Tài liệu: Tính đầy đủ, rõ ràng và khả năng cập nhật của hồ sơ, tài liệu.
Phương pháp đánh giá
- Kiểm tra tài liệu: Xem xét sự chính xác, đầy đủ và cập nhật của các tài liệu liên quan đến OH&S.
- Phỏng vấn: Trao đổi trực tiếp với lãnh đạo, nhân viên các bộ phận để đánh giá nhận thức, thực hành và hiệu quả hệ thống.
- Quan sát trực tiếp: Kiểm tra điều kiện làm việc tại hiện trường, mức độ tuân thủ quy định và hiệu quả các biện pháp kiểm soát rủi ro.
- Kiểm tra hồ sơ: Rà soát hồ sơ đào tạo, điều tra sự cố, kiểm định thiết bị…
Nguồn lực
- Nhân sự: Nhóm đánh giá nội bộ gồm các thành viên đã được đào tạo ISO 45001.
- Thời gian: Dành cho các giai đoạn đánh giá, phân tích kết quả và lập báo cáo.
- Tài liệu: Hồ sơ, biểu mẫu, checklist đánh giá ISO 45001.
Báo cáo và theo dõi
- Báo cáo: Ghi nhận kết quả đánh giá, điểm mạnh, điểm không phù hợp và đề xuất cải tiến.
- Phân phối: Chuyển báo cáo và các tài liệu liên quan đến ban lãnh đạo và các bộ phận có trách nhiệm.
- Theo dõi: Thực hiện hành động khắc phục, đánh giá lại hiệu quả sau khi cải tiến.
Tài liệu tham khảo
- Tiêu chuẩn ISO 45001:2018.
- Các tài liệu, quy trình nội bộ của tổ chức.
- Văn bản pháp luật liên quan.
Thông tin liên hệ:
Hãy để SQC Certification Việt Nam giúp doanh nghiệp bạn chạm tới những tiêu chuẩn quốc tế một cách chuyên nghiệp và bền vững.
- Hotline: 093.639.6611
- Website: https://sqccert.com.vn/
- ĐĂNG KÝ NGAY: https://forms.gle/ydn9rzk5H7jrrf9g9