Sổ tay ISO 45001 là gì? Hướng dẫn viết sổ tay ISO 45001

Trong việc xây dựng hệ thống chuẩn theo ISO 45001 việc viết sổ tay ISO 45001 là tài liệu trọng. Bộ tài liệu này không chỉ giúp xây dựng và duy trì môi trường làm việc an toàn, lành mạnh mà còn hỗ trợ phòng ngừa tai nạn và bệnh nghề nghiệp cho người lao động. Bài viết này, SQC Certification xin chia sẻ cho bạn về Sổ tay ISO 45001 là gì? Hướng dẫn viết sổ tay ISO 45001

Sổ tay ISO 45001:2018 tổng hợp toàn bộ thông tin và quy trình liên quan đến hệ thống OHSMS của tổ chức. Nó giúp doanh nghiệp nắm rõ yêu cầu tiêu chuẩn ISO 45001 và triển khai một hệ thống quản lý phù hợp với quy mô, lĩnh vực hoạt động. Đồng thời, sổ tay đóng vai trò như một hướng dẫn vận hành để các hoạt động an toàn được triển khai thống nhất và hiệu quả.

Sổ tay ISO 45001 chính là một trong những loại tài liệu cực kì quan trọng mà các tổ chức, doanh nghiệp cần khi xây dựng hệ thống An toàn Sức khỏe Nghề nghiệp theo tiêu chuẩn ISO 45001. Tầm quan trọng của cuốn sổ tay ISO 45001 được thể hiện ở chỗ:

• Hướng dẫn rõ ràng: Cung cấp lộ trình cụ thể để áp dụng ISO 45001 vào thực tế, đảm bảo các hoạt động OHS được thực hiện đồng bộ và giảm sai sót.
• Thống nhất trong tổ chức: Giúp tất cả bộ phận tuân thủ cùng một chuẩn mực, tránh xung đột hoặc chồng chéo trong triển khai biện pháp an toàn.
• Nâng cao hiệu quả quản lý: Hỗ trợ nhà quản lý giám sát, đánh giá và cải thiện hệ thống OHS bằng cách phát hiện và xử lý điểm yếu kịp thời.
• Tuân thủ pháp luật: Đảm bảo doanh nghiệp đáp ứng các quy định về an toàn lao động, hạn chế rủi ro vi phạm hoặc bị xử phạt.
• Cải thiện môi trường làm việc: Giảm thiểu tai nạn, bệnh nghề nghiệp và tạo điều kiện lao động an toàn, khỏe mạnh cho nhân viên.

Bước 1: Nắm vững yêu cầu tiêu chuẩn

Tổ chức của bạn cần đọc kỹ bộ tiêu chuẩn ISO 45001 nhằm hiểu rõ các yêu cầu của viêc thiết lập, duy trì và vận hành cải tiến hệ thống Quản lý An toàn Sức khỏe nghề nghiệp (OH&S). Tổ chức của bạn cần xác định tốt các yêu cầu bắt buộc của hệ thống quản lý OH&S. Làm rõ khái niệm và thuật ngữ như: rủi ro, mối nguy, kiểm soát rủi ro, sự cố, tai nạn… để áp dụng chính xác vào thực tế.

Bước 2: Xác định bối cảnh tổ chức

Tổ chức cần phải xác định các yếu tố bên trong và bên ngoài bao gồm:

• Bên trong: Xem xét cơ cấu tổ chức, quy trình làm việc, văn hóa doanh nghiệp, nguồn lực hiện có.
• Bên ngoài: Đánh giá yêu cầu của khách hàng, bên liên quan, điều kiện kinh tế – xã hội, pháp luật và các yếu tố môi trường tác động đến tổ chức.

Bước 3: Xác lập mục tiêu an toàn & sức khỏe

• Đề ra các mục tiêu cụ thể, đo lường được, phù hợp với bối cảnh doanh nghiệp.
• Đảm bảo các mục tiêu gắn liền với chính sách an toàn & sức khỏe nghề nghiệp.

Bước 4: Xây dựng chính sách an toàn & sức khỏe nghề nghiệp

Tổ chức của bạn cần đưa ra chính sách an toàn sức khỏe nghề nghiệp. Các chính sách này cần phải thể hiện được sự cam kết của ban lãnh đạo trong việc bảo vệ người lao động.  Tổ chức của bạn cần phải xác định rõ được phạm vi áp dụng cũng như các nguyên tắc quản lý an toàn.

Bước 5: Lập kế hoạch triển khai

Tổ chức của bạn cần xây dựng kế hoạch chi tiết để đạt mục tiêu đã đặt ra. Phân công rõ trách nhiệm cho từng bộ phận/cá nhân đồng thời phải xác định nguồn lực cần thiết (tài chính, nhân lực, thiết bị) và thời gian thực hiện.

Bước 6: Chuẩn bị biểu mẫu

• Biểu mẫu đánh giá rủi ro.
• Biểu mẫu báo cáo sự cố.
• Biểu mẫu kiểm tra định kỳ thiết bị và hệ thống an toàn.
• Biểu mẫu kiểm tra nội bộ.

Bước 7: Soạn thảo sổ tay

1. Trang bìa (tên sổ tay, tên tổ chức, ngày ban hành)
2. Lời nói đầu
3. Chính sách an toàn & sức khỏe nghề nghiệp
4. Phạm vi áp dụng
5. Các quy trình (đánh giá rủi ro, điều tra sự cố, đào tạo…)
6. Các biểu mẫu
7. Tài liệu tham khảo

Bước 8: Kiểm tra, phê duyệt và phát hành

• Rà soát nội dung đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và tuân thủ ISO 45001.
• Trình lãnh đạo phê duyệt.
• Phát hành đến các bộ phận liên quan để áp dụng.

1. Hiểu rõ tiêu chuẩn trước khi viết

• Tổ chức của bạn cần phải nắm vững yêu cầu của ISO 45001:2018, đặc biệt là các điều khoản liên quan trực tiếp đến phạm vi hoạt động và rủi ro của doanh nghiệp.
• Tránh sao chép máy móc mẫu sẵn có, vì có thể không phù hợp với thực tế tổ chức.

2. Tùy chỉnh theo đặc thù doanh nghiệp

Tổ chức của bạn cần thiết phải nắm vững được quy trình, văn hóa, nguồn lực cũng như cấu trúc của tổ chức. Ngôn ngữ trong sổ tay nên rõ ràng, dễ hiểu, tránh dùng quá nhiều thuật ngữ kỹ thuật khó tiếp cận.

3. Xác định rõ phạm vi và đối tượng áp dụng

Ghi rõ những bộ phận, hoạt động, địa điểm nằm trong phạm vi hệ thống quản lý an toàn & sức khỏe nghề nghiệp. Phạm vi càng rõ thì việc triển khai, đánh giá và cải tiến càng thuận lợi.

4. Liên kết với các quy trình hiện hành

Sổ tay cần tích hợp và đồng bộ với các quy trình quản lý khác (ví dụ: tiêu chuẩn ISO 9001, ISO 14001 nếu có) để tránh trùng lặp. Bên cạnh đó tổ chức cần đảm bảo các biểu mẫu và quy trình được cập nhật đồng bộ với tài liệu hiện hành.

5. Có sự tham gia của nhiều bên

• Nên huy động sự đóng góp của các phòng ban liên quan để sổ tay phản ánh góc nhìn thực tế và tính khả thi khi áp dụng.
• Sự tham gia của người lao động giúp nội dung phù hợp hơn với điều kiện làm việc thực tế.

6. Chú trọng phần quy trình và biểu mẫu

• Biểu mẫu cần đủ để quản lý rủi ro, báo cáo sự cố, kiểm tra định kỳ, và đánh giá nội bộ.
• Quy trình nên được mô tả theo trình tự dễ thực hiện, có phân công rõ trách nhiệm.

7. Rà soát và cập nhật thường xuyên

Sau khi ban hành, cần có kế hoạch định kỳ rà soát sổ tay (ví dụ mỗi năm 1 lần hoặc khi có thay đổi lớn).

>>> Chứng nhận ISO 45001:2018 – Công nhận Quốc tế