Tiêu chuẩn ISO 21001:2018 – Hệ thống quản lý cho tổ chức giáo dục

Quản lý giáo dục hiệu quả không chỉ nâng cao trải nghiệm người học mà còn thúc đẩy sự phát triển bền vững của tổ chức giáo dục. Trong bối cảnh giáo dục ngày càng đóng vai trò quan trọng, Bộ tiêu chuẩn ISO 21001:2018 ra đời nhằm hỗ trợ các cơ sở giáo dục xây dựng hệ thống quản lý chuyên nghiệp, minh bạch và lấy người học làm trung tâm. Từ khi ra đời, ISO 21001 giúp nâng cao chất lượng giảng dạy, đáp ứng kỳ vọng của người học và các bên liên quan. Cùng SQC Certification đi tìm hiểu thông tin về bộ tiêu chuẩn này trong bài viết ngày hôm nay. 

---

ISO 21001 – Hệ thống Quản lý Các tổ chức Giáo dục

Bộ tiêu chuẩn ISO 21001:2018 hiện nay chính là một tiêu chuẩn Quốc tế do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) ban hành, nhằm thiết lập hệ thống quản lý cho các tổ chức giáo dục (EOMS – Educational Organization Management System). Mục tiêu của tiêu chuẩn này là giúp các tổ chức giáo dục đáp ứng tốt hơn nhu cầu và mong đợi của người học và các bên liên quan khác.

Mục tiêu của bộ tiêu chuẩn ISO 21001

• Cải thiện năng lực của tổ chức giáo dục trong việc cung cấp các dịch vụ giáo dục chất lượng.
• Tăng sự hài lòng của người học và các bên liên quan.
• Thúc đẩy sự phát triển cá nhân hóa trong học tập.
• Đảm bảo sự minh bạch, trách nhiệm giải trình và hiệu quả trong quản lý giáo dục.

---

Quá trình hình thành và phát triển của bộ tiêu chuẩn ISO 21001

Bộ tiêu chuẩn ISO 21001 ra đời từ nhu cầu cấp thiết về việc xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng riêng biệt cho lĩnh vực giáo dục – một lĩnh vực có tính đặc thù cao và yêu cầu quản lý khác biệt so với các ngành nghề khác. SQC Certification xin chia sẻ về quá trình hình thành với những mốc thời gian như sau:

• Trước năm 2013: Nhiều tổ chức giáo dục hiện đang sử dụng tiêu chuẩn ISO 9001 (hệ thống quản lý chất lượng chung) như một công cụ quản lý. Tuy nhiên, do ISO 9001 không hoàn toàn đáp ứng được những yêu cầu chuyên biệt trong giáo dục, đã xuất hiện nhu cầu xây dựng một tiêu chuẩn riêng.
• Năm 2013: Sau đó tổ chức tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) tiến hành xây dựng bộ tiêu chuẩn đầu tiên dành riêng cho giáo dục. Với sự tham gia của nhiều chuyên gia đến từ nhiều quốc gia thông qua ban kỹ thuật ISO/TC 232 – Dịch vụ học tập ngoài giáo dục chính quy.
• Năm 2018: Bộ tiêu chuẩn này được lấy qua nhiều vòng lấy ý kiến, hoàn thiện dự thảo và thử nghiệm thực tế, tiêu chuẩn ISO 21001:2018 – Hệ thống quản lý cho tổ chức giáo dục (Educational Organizations Management Systems) chính thức được ban hành vào tháng 5 năm 2018. Đây là tiêu chuẩn quốc tế đầu tiên chuyên biệt cho lĩnh vực giáo dục, áp dụng cho mọi loại hình tổ chức giáo dục, từ trường học phổ thông, đại học đến trung tâm đào tạo nghề hoặc đơn vị đào tạo nội bộ trong doanh nghiệp.
• Từ 2018 đến nay: ISO 21001 đã được triển khai rộng rãi ở nhiều quốc gia và khu vực, trong đó có Việt Nam. Nhiều tổ chức giáo dục đã đạt chứng nhận ISO 21001 như một bằng chứng cho cam kết chất lượng, sự minh bạch và cải tiến liên tục trong quản lý giáo dục.

---

Đối tượng áp dụng tiêu chuẩn ISO 21001:2018

Bộ tiêu chuẩn ISO 21001 này khá linh hoạt nên có thể áp dụng được cho mọi loại hình tổ chức giáo dục không phân biệt được quy mô và hình thức hoạt động hay phương thức cung cấp dịch vụ. Bên cạnh đó bộ tiêu chuẩn này còn phù hợp với những đơn vị, tổ chức lớn khác như các cơ quan giáo dục. trung tâm đào tạo vv.

Việc áp dụng ISO 21001 giúp các tổ chức giáo dục khẳng định trách nhiệm xã hội và nâng cao uy tín thông qua việc cung cấp dịch vụ giáo dục chất lượng. Đồng thời, đây cũng là minh chứng cho cam kết cải tiến liên tục, nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn kỳ vọng của người học, giáo viên, phụ huynh và các bên liên quan khác.

---

Cấu trúc của tiêu chuẩn ISO 21001

Bộ tiêu chuẩn ISO 21001:2018 được xây dựng dựa trên cấu trúc cấp cao (High-Level Structure – HLS), tương tự như các tiêu chuẩn quản lý phổ biến khác của ISO như ISO 9001, ISO 14001,… nhằm đảm bảo tính nhất quán và khả năng tích hợp giữa các hệ thống quản lý. Cấu trúc này gồm 10 điều khoản cốt lõi:

1. Phạm vi áp dụng
2. Tài liệu viện dẫn
3. Thuật ngữ và định nghĩa
4. Bối cảnh của tổ chức
5. Lãnh đạo
6. Hoạch định
7. Hỗ trợ
8. Vận hành (thực hiện)
9. Đánh giá kết quả hoạt động
10. Cải tiến

Hiện tại ở Việt Nam chấp nhận cũng như ban hành dưới mã số TCVN ISO 21001:2019, tương đương hoàn toàn với bản quốc tế. Về cơ bản, các yêu cầu của ISO 21001 tương tự như ISO 9001, nhưng được điều chỉnh và bổ sung các nội dung đặc thù liên quan đến lĩnh vực giáo dục. Bên cạnh đó, bộ tiêu chuẩn này còn đưa ra được những hướng dẫn cụ thể để hỗ trợ các tổ chức giáo dục triển khai hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với đặc điểm riêng của mình.

---

Lợi ích và nguyên tắc cốt lõi khi áp dụng ISO 21001

Việc triển khai đánh giá và áp dụng tiêu chuẩn ISO 21001 mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho các tổ chức giáo dục:

• Nâng cao chất lượng dịch vụ giáo dục thông qua việc cải tiến quy trình quản lý, đảm bảo các dịch vụ được cung cấp một cách nhất quán, hiệu quả và phù hợp với nhu cầu người học.
• Tối ưu hóa hiệu suất tổ chức, tăng tính hiệu quả trong quản lý tài nguyên và nhân sự, đồng thời giảm thiểu lãng phí, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh.
• Đáp ứng tốt hơn nhu cầu ngày càng cao của người học, đặc biệt là trong bối cảnh đổi mới giáo dục và sự kỳ vọng về tính sáng tạo, linh hoạt trong phương pháp giảng dạy.
• Khẳng định uy tín và thương hiệu của tổ chức giáo dục trên thị trường trong và ngoài nước. Việc được chứng nhận ISO 21001 là minh chứng rõ ràng cho cam kết cung cấp dịch vụ giáo dục đạt chuẩn quốc tế.
• Thắt chặt quan hệ với các bên liên quan như chính quyền địa phương, cộng đồng và các tổ chức đối tác. ISO 21001 yêu cầu tổ chức phải duy trì sự tương tác tích cực và hợp tác bền vững với các bên liên quan, tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển lâu dài.

Các nguyên tắc cốt lõi để triển khai ISO 21001 hiệu quả

Để đảm bảo hiệu quả khi áp dụng ISO 21001, các tổ chức cần chú trọng một số nguyên tắc nền tảng sau:

• Tập trung vào học sinh: Việc đặt các bạn học sinh làm trung tâm cũng như có chú trọng đến việc đáp ứng các nhu cầu và mong đợi của học sinh, việc này cần đảm bảo học sinh cần phải nhận được dịch vụ giáo dục tốt nhất và phát triển một cách toàn diện.
• Lãnh đạo cam kết: Lãnh đạo cấp cao của tổ chức giáo dục phải cam kết và thể hiện sự hướng dẫn, sự lãnh đạo và sự trách nhiệm để đảm bảo việc triển khai và duy trì hiệu quả của hệ thống quản lý dịch vụ giáo dục.
• Quy trình phương pháp luận: Nguyên tắc này yêu cầu việc xây dựng và triển khai các quy trình phù hợp và phương pháp luận nhằm quản lý các hoạt động giáo dục. Các quy trình này phải được đánh giá và cải thiện liên tục để đáp ứng các yêu cầu và mục tiêu của tổ chức giáo dục.
• Hướng dẫn và hỗ trợ: Bộ tiêu chuẩn ISO 21001 đề cao việc cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ cho học sinh, phụ huynh và các bên liên quan khác. Các tổ chức giáo dục phải xác định và cung cấp các thông tin, tư vấn và tài liệu cần thiết để giúp các bên liên quan tham gia và hiểu rõ về dịch vụ giáo dục.
• Hợp tác và tương tác: Với nguyên tắc này có khuyến khích sự hợp tác và quan hệ tốt với các bên có liên quan như chính quyền địa phương, cộng đồng và các tổ chức khác. Việc tạo quan hệ đối tác và tương tác tích cực giúp gia tăng sự hài lòng và tín nhiệm từ phía học sinh, phụ huynh và các bên liên quan.

---

Các bước xây dựng Hệ thống ISO 21001:2018 cho tổ chức giáo dục 

Việc triển khai ISO 21001:2018 giúp các tổ chức giáo dục thiết lập một hệ thống quản lý hiệu quả, minh bạch và lấy người học làm trung tâm. Để xây dựng hệ thống này, tổ chức cần thực hiện theo các bước sau:

1. Cam kết từ lãnh đạo

Ban lãnh đạo cấp cao cần thể hiện cam kết rõ ràng trong việc triển khai và duy trì hệ thống quản lý theo ISO 21001. Tổ chức cần thành lập ban chỉ đạo hoặc nhóm triển khai hệ thống, phân công trách nhiệm cụ thể.

2. Đánh giá hiện trạng

Tổ chức của bạn rà soát và đánh giá các quy trình hiện có trong tổ chức. Xác định khoảng cách giữa thực trạng và các yêu cầu của ISO 21001. Lập kế hoạch hành động để khắc phục các điểm chưa phù hợp.

3. Đào tạo và nâng cao nhận thức

Tổ chức các buổi đào tạo về ISO 21001 cho cán bộ quản lý, giảng viên và nhân viên. Nâng cao nhận thức về vai trò của người học, bên liên quan và hệ thống quản lý chất lượng giáo dục.

4. Xây dựng hệ thống tài liệu

Thiết lập các tài liệu theo yêu cầu của tiêu chuẩn, bao gồm:

• Chính sách chất lượng giáo dục
• Mục tiêu chất lượng
• Sổ tay quản lý
• Các quy trình, hướng dẫn công việc, biểu mẫu
• Đảm bảo tài liệu thể hiện rõ cách tổ chức đáp ứng các điều khoản từ 4 đến 10 của tiêu chuẩn.

5. Triển khai hệ thống

Tổ chức của bạn tiến hành áp dụng hệ thống quản lý vào hoạt động thực tế của tổ chức bạn. Tiến hành ghi nhận hồ sơ, theo dõi quá trình thực hiện cũng như xử lý các vấn đề của tổ chức. Ghi nhận hồ sơ, theo dõi quá trình thực hiện và xử lý các vấn đề phát sinh.

6. Đánh giá nội bộ

Tổ chức đánh giá nội bộ để kiểm tra mức độ tuân thủ và hiệu quả của hệ thống. Phát hiện điểm không phù hợp và đề xuất biện pháp khắc phục.

7. Rà soát của lãnh đạo

Lãnh đạo tổ chức thực hiện xem xét định kỳ để đảm bảo hệ thống luôn phù hợp với định hướng phát triển và yêu cầu của tiêu chuẩn. Ra quyết định cải tiến, điều chỉnh hoặc thay đổi chính sách nếu cần thiết.

8. Chứng nhận ISO 21001

Lựa chọn tổ chức chứng nhận uy tín để thực hiện đánh giá chứng nhận bên thứ ba. Tổ chức của bạn vượt qua được quá trình đánh giá thì sẽ được tổ chức chứng nhận trao chứng chỉ ISO 21001:2018 có giá trị trong vòng 3 năm và được giám sát định kì.

9. Duy trì và cải tiến liên tục

Thường xuyên rà soát, đánh giá và cải tiến hệ thống để đảm bảo hiệu lực lâu dài. Thu thập ý kiến từ người học, giảng viên, phụ huynh và các bên liên quan để hoàn thiện hệ thống.

---

Dịch vụ chứng nhận ISO 21001:2018 tại SQC Certification

---