Những sai lầm phổ biến khi triển khai ISO 21001 lần đầu

Việc các tổ chức giáo dục áp dụng xây dựng hệ thống ISO 21001 đang trở thành một trong những yêu cầu cần thiết nhằm quản lý tốt hoạt động giáo dục cũng như đáp ứng tốt các yêu cầu từ phía đối tác và người học. Với những tổ chức triển khai ISO 21001 lần đầu tiên là một bước tiến chiến lược đối với các doanh nghiệp giáo dục muốn quản lý tốt hoạt động của mình. Tuy nhiên, vì đây là một tiêu chuẩn mở rộng từ ISO 21001, nhiều tổ chức dễ rơi vào những cái bẫy phổ biến do chưa hiểu rõ bản chất của quản lý hoạt động giáo dục. Bài viết này SQC Certification xin chỉ ra Những sai lầm phổ biến khi triển khai ISO 21001 lần đầu

---

Xu hướng áp dụng tiêu chuẩn ISO 21001 tại Việt Nam

Tại Việt Nam, hiện nay xu hướng các trường đại học, cao đẳng và cơ sở giáo dục có áp dụng ISO 21001 (Hệ thống Quản lý Tổ chức Giáo dục – EOMS) đang ghi nhận sự dịch chuyển mạnh mẽ từ giai đoạn “tìm hiểu thử nghiệm” sang “chuẩn hóa diện rộng“. Xu hướng này ngày một gia tăng nhất là trong khối đại học và mở rộng ra nhiều Tiêu chuẩn này không còn là lợi thế riêng của các trường quốc tế mà đã trở thành công cụ bắt buộc hoặc ưu tiên hàng đầu tại nhiều cơ sở giáo dục.

Đăng ký chứng nhận

1. Mở rộng đa dạng mô hình áp dụng 

Trước đây chỉ có các hệ thống các trường Quốc tế hoặc trung tâm ngoại ngữ cao cấp mới cần quan tâm đến bộ tiêu chuẩn ISO 21001 thì như hiện nay phạm vi áp dụng đã được mở rộng một cách đáng kể.

• Khối Đại học & Cao đẳng: Tổ chức đại học, cao đẳng này có xây dựng áp dụng hệ thống ISO 21001 để giúp nâng cao được năng lực quản trị cũng như sẵn sàng cho các kì đánh giá chất lượng giáo dục chuẩn Quốc tế.
• Khối Phổ thông & Mầm non Tư thục: Việc áp dụng hệ thống ISO 21001 được chứng nhận như một lời cam kết uy tín và thật sự minh bạch đối với phụ huynh về chất lượng dịch vụ của họ cung cấp.
• Trung tâm Đào tạo Kỹ năng, Ngoại ngữ & Du học: Chuẩn hóa quy trình dạy – học và chăm sóc học viên để cạnh tranh trong thị trường giáo dục tư nhân đang sàng lọc gay gắt.
• Học viện Đào tạo Nội bộ của Doanh nghiệp (Corporate Academy): Hiện nay trong các tập đoạn lớn bắt đầu áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 21001 cho các trung tâm đào tạo nhân sự nội bộ nhằm chuẩn hóa năng lực của đội ngũ.

---

Hiện nay có khá nhiều đơn vị giáo dục tại Việt Nam đã từng dùng và sử dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001 – Hệ thống Quản lý Chất lượng đang có xu hướng dịch chuyển cũng như tích hợp sang bộ tiêu chuẩn ISO 21001. Một lý do chính là bộ tiêu chuẩn ISO 21001 này cũng được nhiều thiết kế riêng dành cho hệ thống giáo dục giúp giải quyết một cách triệt để các khía cạnh mà ISO 9001 chưa đáp ứng được một cách chuyên sâu:

2. Động lực từ Chuyển đổi số và EdTech

Sự phát triển mạnh mẽ của mô hình học tập kết hợp (Hybrid Learning) và trực tuyến tại Việt Nam thúc đẩy các tổ chức áp dụng ISO 21001 để:

• Chuẩn hóa quy trình vận hành trên các hệ thống quản lý học tập (LMS, CRM).
• Đảm bảo an toàn thông tin, bảo mật dữ liệu cá nhân của người học.
• Kiểm soát chất lượng đào tạo trực tuyến tương đương với hình thức trực tiếp.

Những lỗi thường gặp và giải pháp khắc phục khi triển khai ISO 21001 lần đầu:

Có thể thấy được ISO 21001 chính là một trong những bộ tiêu chuẩn Quốc tế bài bản chuẩn chỉnh đầu tiên cho hệ thống Quản lý giáo dục hiệu quả. Xu hướng áp dụng này ngày một được lên cao và phát triển tuy nhiên với những tổ chức, doanh nghiệp áp dụng mới lần đầu thường không khỏi bị bỡ ngỡ. Họ thường gặp phải những lỗi từ cơ bản đến nghiêm trọng khi áp dụng không chuẩn. SQC Certification cùng xin điểm lại những lỗi thường gặp khi triển khai iso 21001 như sau khi đi kèm giải pháp khắc phục:

1. “Sao chép” nguyên xi ISO 9001 hoặc bộ tài liệu của đơn vị khác

Hiện nay nhiều tổ chức, doanh nghiệp khi áp dụng ISO 21001 thường bê nguyên xi bộ tiêu chuẩn ISO 9001 hoặc xin bộ tài liệu của môi trường và trung tâm khác về “sửa tên“. 

Việc này là điều sai lầm khi bộ tiêu chuẩn ISO 21001 tập trung rất mạnh mẽ vào người học (learners) và người thụ hưởng khác (other beneficiaries) cùng các quy trình cốt lõi như thiết kế chương trình, phương pháp giảng dạy, đánh giá kết quả học tập. Việc bê nguyên ISO 9001 khiến hệ thống thiếu đi “hơi thở giáo dục”, hoặc bê của đơn vị khác khiến quy trình không cắn khớp với thực tế hoạt động.

---

2. Xem triển khai ISO 21001 là việc riêng của Ban ISO / Phòng Đảm bảo chất lượng

Hệ thống ISO 21001 này là việc hoạt động của toàn bộ tổ chức giáo dục và cơ sở y tế chứ không chỉ phụ thuộc riêng vào Ban ISO. Một thực tế chính là các nhà lãnh đạo đã phó mặc toàn bộ quá trình biên soạn và vận hành cho một ban chuyên trách hoặc phòng ban ĐBCL. Khi áp dụng hệ thống ISO 21001 các giảng viên, nhân viên tư vấn vận hành hệ thống ISO hãy coi như đó là “việc của chính mình” và góp sức vận hành xây dựng hệ thống ISO 21001 được hiệu quả nhất.

3. Biến hệ thống thành một rừng thủ tục và công văn giấy tờ. 

Một sai lầm có thể được kể ra chính là lầm tưởng rằng việc làm ISO chính là phải tạo ra thật nhiều biểu mẫu, quy trình cũng như báo cáo ký tay để có thể “đối phó” khi đánh giá. Việc này mô hình chung làm tăng khối lượng công việc hành chính cho giáo viên và nhân viên gây ra tâm lý chống đối. Trong khi đó thì bộ tiêu chuẩn ISO 21001 chính là việc khuyến khích một cách tối ưu hóa quy trình cũng như hoàn toàn cho phép ứng dụng công nghệ/ phần mềm quản lý đào tạo (LMS, CRM, ERP) làm bằng chứng số.

4. Bỏ quên hoặc xác định thiếu “Nhu cầu đặc biệt của người học” 

Trong bộ tiêu chuẩn ISO 21001 chi tiết điều khoản 8.2.2 và nhiều yêu cầu trong các hệ thống ISO 21001 có đòi hỏi tổ chức cần phải nhận diện và hỗ trợ người học có nhu cầu đặc biệt chính vì thế nhiều đơn vị mới triển khai thường bỏ qua hoặc chỉ làm rất hời hợt.

Việc này mô hình chung nên không đáp ứng được tinh thần công bằng và bình đẳng.

5. Thiết kế cũng như đánh giá chương trình đào tạo thiếu đo lường 

Hiện nay nhiều tổ chức. doanh nghiệp của bạn thường quá tập trung vào khâu chuẩn bị cơ sở vật chất, lịch trình hoặc điểm danh nhưng lại buông lỏng các khâu đo lường thực chất. Điều này khiến cho hoạt động kiểm tra, đánh giá không phản ánh tốt được mục tiêu đào tạo cũng như đó thiếu đi hiệu quả thực sự của chất lượng giảng dạy và đào tạo.

6. Đánh giá nội bộ và mang tính hình thức. 

Việc tổ chức, doanh nghiệp của bạn tiến hành đánh giá viên nội bộ chưa được đào tạo một cách bài bản về bộ tiêu chuẩn ISO 21001, các đánh giá qua loa cũng như tâm lý ngại thay đổi và chỉ ra những điểm không phù hợp của đồng nghiệp hoặc các phòng ban khác.

Việc này mang đến hiệu quả không tự phát hiện được “lỗ hổng” trước khi đoàn đánh giá chứng nhận vào làm việc và mất đi cơ hội cải tiến một cách liên tục theo (PDCA).

>>> TOP Tổ chức chứng nhận ISO 21001 uy tín tại Việt Nam

 

 

 

Đăng ký chứng nhận

---

Lời kết

Triển khai bộ tiêu chuẩn ISO 21001 và đạt được chứng nhận ISO 21001 là một hành trình, không chỉ là dự án ‘làm cho xong‘. Việc tránh được những sai lầm phổ biến ở giai đoạn đầu sẽ giúp tổ chức giáo dục tiết kiệm thời gian, chi phí và đạt được hệ thống EOMS thực sự hiệu quả – đáp ứng cả chất lượng dịch vụ đào tạo lẫn mục tiêu phát triển bền vững.